E-facturatie en Peppol: wat is verplicht voor een installatiebedrijf?

De meeste installatiebedrijven sturen hun facturen als pdf in een mail. Dat mag in Nederland nog gewoon, maar het verandert. In september 2026 heeft het kabinet gekozen: vanaf 1 juli 2030 moeten bedrijven elkaar elektronisch factureren, ook binnen Nederland. Voor wie aan de overheid levert of klanten in België heeft, speelt het nu al. Hieronder wat er vaststaat, wat nog niet, en wat je er nu mee doet.

Een e-factuur is geen pdf

Dat is het eerste misverstand. Een e-factuur is een factuur in een vast digitaal formaat, zodat het systeem van je klant hem zonder overtypen kan inlezen: wie, wat, hoeveel, welk btw-tarief, welk ordernummer. Een pdf is bedoeld om te lezen, ook als hij uit een boekhoudpakket komt. Die moet aan de andere kant nog steeds iemand openen en verwerken. De inhoud van een e-factuur is dezelfde als van een gewone factuur; alleen de vorm is anders.

Wat er nu al verplicht is

• Leveranciers van de Rijksoverheid. Wie aan een ministerie of rijksdienst levert, moet een e-factuur sturen. Dat geldt al jaren.
• Andere overheden. Gemeenten, provincies en waterschappen moeten e-facturen kunnen ontvangen en kunnen het ook van hun leveranciers eisen. Kijk in je contract of aanbesteding: daar staat het.
• Bedrijven onderling in Nederland: nog niet. Een pdf per mail is voor een zakelijke klant in Nederland vandaag nog toegestaan.

Wat er vanaf 2030 komt

De aanleiding is een Europese richtlijn, bekend als ViDA (‘btw in het digitale tijdperk’), die in maart 2025 is aangenomen. Die maakt e-factureren vanaf 1 juli 2030 verplicht voor leveringen tussen bedrijven in verschillende EU-landen, met een digitale melding aan de belastingdienst per transactie. Landen mogen dezelfde regels ook binnenlands invoeren, en Nederland doet dat.

1. 11 juli 2030: e-factureren verplicht voor zakelijke klanten, binnen Nederland en over de grens.
2. 21 juli 2031: de gegevens van binnenlandse zakelijke facturen gaan ook digitaal naar de Belastingdienst.

Ondernemers in de kleineondernemersregeling (KOR), met maximaal €20.000 omzet per jaar, zijn volgens het plan uitgezonderd. Facturen aan particulieren vallen er niet onder: de cv-ketel bij een huiseigenaar factureer je ook na 2030 gewoon zoals je wilt. Maar zodra je klant een ondernemer is, zoals een aannemer, een woningcorporatie of een bedrijf met een eigen pand, moet het elektronisch.

De binnenlandse plicht is op het moment van schrijven een voornemen van het kabinet, geen wet. Het conceptwetsvoorstel gaat dit najaar in internetconsultatie en moet vóór de zomer van 2027 bij de Tweede Kamer liggen. Data en uitzonderingen kunnen dus nog schuiven. Wat wel vaststaat, is de Europese plicht voor facturen over de grens vanaf juli 2030.

Wat Peppol is

Peppol is een internationaal netwerk om e-facturen en andere handelsdocumenten veilig van het ene systeem naar het andere te sturen. Vergelijk het met het telefoonnet: je hebt een aanbieder nodig (een zogeheten access point) en een nummer waaronder je bereikbaar bent, meestal op basis van je KVK- of btw-nummer. Je boekhoud- of factuurpakket regelt die aansluiting meestal op de achtergrond. De Rijksoverheid ontvangt facturen al via Peppol.

Op de vraag ‘is Peppol verplicht?’ is het eerlijke antwoord: in Nederland staat dat nog niet vast. Het kabinet heeft de keuze voor e-facturatie gemaakt, maar heeft nog niet gezegd via welk netwerk de facturen moeten gaan; dat wordt nog onderzocht. Peppol ligt voor de hand omdat de overheid en België het al gebruiken, maar wacht op het wetsvoorstel voordat je ervan uitgaat.

Klanten in België

In België is e-factureren tussen bedrijven sinds 1 januari 2026 verplicht, via Peppol. Facturen per pdf of op papier zijn daar tussen Belgische btw-plichtige bedrijven niet meer toegestaan. De eerste drie maanden van 2026 gold een coulanceperiode zonder boetes, maar die is voorbij.

Werk je als Nederlands bedrijf voor Belgische zakelijke klanten, dan geldt voor jou: een buitenlands bedrijf zonder vaste inrichting in België valt buiten de plicht, ook als je daar een btw-nummer hebt. Toch merk je het, want je Belgische klant werkt inmiddels zelf met Peppol en vraagt er steeds vaker om. Heb je wel een vestiging in België, dan val je er waarschijnlijk wel onder. Of jouw situatie een vaste inrichting is, bespreek je met je boekhouder; de Belgische overheid heeft er een eigen toets voor op efactuur.belgium.be.

Wat je vóór 2030 regelt

1. 1Kijk hoe je nu factureert. Waar komen facturen vandaan: je werkbonsysteem, je boekhoudpakket, Word? Hoe meer losse plekken, hoe meer werk straks.
2. 2Vraag je softwareleverancier of hij e-facturen kan versturen en ontvangen, en of hij op Peppol is aangesloten of dat gaat doen. Vraag ook naar ontvangen: inkoopfacturen van je groothandel worden net zo goed elektronisch.
3. 3Zet je klantgegevens op orde. Een e-factuur wordt geweigerd of komt niet aan als het KVK- of btw-nummer van de klant ontbreekt of niet klopt. Bij zakelijke klanten hoort dat nummer in je relatiebeheer, niet in iemands hoofd.
4. 4Leg referenties vast. Grote opdrachtgevers en overheden willen een ordernummer of inkoopnummer op de factuur. Zorg dat dat nummer al bij de werkbon of opdracht staat, zodat het vanzelf op de factuur komt.
5. 5Bespreek het met je boekhouder, zeker als je over de grens werkt.

Er is geen reden voor paniek, maar ook niet om tot 2030 te wachten. Wie aan overheden levert of Belgische klanten heeft, loopt er nu al tegenaan. En het opschonen van klantgegevens kost langer dan het aanzetten van een functie in een pakket.

Hoe het in Veldly zit

Facturen in Veldly gaan vandaag als pdf per mail naar je klant en worden doorgeboekt naar je boekhoudpakket. Het versturen via Peppol is gebouwd, maar staat nog niet aan: eerst moet de aansluiting op het Peppol-netwerk rond.

Moet je nu al e-factureren, voor de Rijksoverheid of een Belgische klant met een eigen eis, dan kan dat op dit moment niet vanuit Veldly. Doe het dan via je boekhoudpakket, als dat Peppol ondersteunt, of via het leveranciersportaal van de overheid.

Hoe de factuur uit de werkbon ontstaat, en wat er wel en niet in zit: Factureren vanuit de werkbon.

Welke koppelingen werken en welke nog niet: Koppelingen.