Hulp
Vastgelopen? Meestal is het een van deze
De vragen die klanten en monteurs het vaakst stellen, met het echte antwoord erbij. Staat het er niet tussen, mail ons dan gewoon.
Telefoon
085 333 5061
Liever even bellen? Dat kan. Neem je ons niet op, mail dan.
E-mail
hallo@veldly.nl
Op werkdagen dezelfde dag antwoord.
Iets ligt stil
Zet het in de onderwerpregel
Werk dat stilligt gaat voor op de rest.
Beveiliging
beveiliging@veldly.nl
Melding van een lek, binnen drie werkdagen reactie.
Wij zijn klein. Dat betekent geen wachtrij en geen ticketnummer, maar ook geen bereikbaarheid in het weekend. Wat het werk stillegt pakken we als eerste op.
De eerste week
Wat er gebeurt tussen tekenen en draaien.
- Kunnen we het eerst proberen?
- Iedereen kan Veldly 14 dagen gratis proberen. Die proef is altijd het Basis-pakket. Start, Plus, Pro en Pro+ betaal je vooruit; daar hoort geen gratis periode bij. Wil je zo'n plan toch eerst zien, begin dan met de proef op Basis en stap daarna over - upgraden kan tijdens de proef en erna. Uitbreidingen zet je erbij zodra je abonnement loopt, niet tijdens de proef.
- Hoe beginnen we?
- We zetten je omgeving klaar, importeren je klanten en artikelen, en zetten je logo en kleuren erin. Daarna nemen we samen een echte klus door, van planning tot factuur. Dat is meestal een dagdeel, niet een traject.
- Wat hebben jullie van mij nodig?
- Een export van je klanten en artikelen, in Excel of uit je huidige pakket. Je logo als afbeelding. En een uur van iemand die weet hoe jullie werken, want die kennis zit niet in de export.
- Moet iedereen tegelijk over?
- Nee, en we raden het af. Begin met één ploeg. Werkt het, dan komt de rest erachteraan. Zo merk je binnen twee weken of het past zonder dat je bedrijf stilvalt.
- Hoe krijgen mijn monteurs de app?
- Je nodigt ze uit per e-mail, en in die uitnodiging maken ze zelf hun account aan. Op een iPhone halen ze de app uit de App Store, op Android uit Google Play. Uitleg kost meestal een kwartier per persoon.
Voor je monteurs
De vragen die uit de bus komen.
- De app doet het niet, er is geen bereik
- Dat hoeft geen probleem te zijn: hij werkt door. Wat hij vastlegt staat op de telefoon en gaat vanzelf de deur uit zodra er weer verbinding is. Zie je een teller met wachtende items, dan is dat precies wat er hoort te gebeuren.
- De werkbon kan niet worden afgesloten
- Opleveren kan pas als de klant heeft getekend. En staat er een formulier dat vooraf ingevuld moet zijn, dan blijft de bon dicht tot dat formulier is ingediend. Is een formulier verplicht bij afronden, dan kun je pas opleveren als het is ingediend. Klopt dat volgens jou niet, dan past kantoor het formulier aan. Lukt het in de app echt niet, dan kan kantoor de bon namens jou opleveren.
- Ik zie mijn klus van vandaag niet
- Meestal is de klus aan iemand anders toegewezen of staat hij op een andere dag. Kantoor ziet dat in één oogopslag op het planbord. Heeft de app langere tijd geen verbinding gehad, sluit hem dan af en open hem opnieuw zodra je bereik hebt.
- Ik heb per ongeluk iets verkeerd ingevuld
- Zolang je niet hebt opgeleverd, pas je het gewoon aan. Daarna ligt de bon vast: meld het bij kantoor. Kantoor kan op de werkbon uren en materiaal corrigeren, met een reden erbij, zolang de factuur nog niet verstuurd is.
- Mijn telefoon is kwijt
- Meld het meteen bij kantoor. Zij trekken je toegang in en daarna kan er niemand meer bij. Is het een telefoon van de zaak, dan melden ze hem ook bij Apparaten als verloren. Alles wat je al verstuurd had, staat allang op kantoor.
Op kantoor
Plannen, factureren, nakijken.
- Hoe verzet ik een klus naar een andere monteur?
- Sleep de kaart op het planbord naar zijn kolom. Hij ziet het direct op zijn telefoon; je hoeft niet te bellen. Staat hij op dat moment al ingepland, of heeft hij verlof, dan weigert het systeem de boeking en zegt het waarom.
- Waarom kan ik deze factuur niet meer aanpassen?
- Omdat hij is uitgegeven. Daarna liggen de regels vast en veranderen alleen de status en de betaling nog. Corrigeren doe je met een creditnota. Dat is geen beperking maar de reden dat je administratie klopt.
- Er wacht offline werk op een besluit
- Een monteur legde zonder bereik iets vast terwijl kantoor de klus intussen afrondde of verzette. Veldly gooit zijn werk dan niet weg en overschrijft ook niets: het wacht op een besluit. In het menu staat dan Werk dat wacht (alleen zolang er iets wacht), en op de taak en de werkbon staat een blok erover. Kies Werk alsnog verwerken of Laten vervallen, met een reden die de monteur te zien krijgt.
- Hoe zet ik een module uit?
- Via Instellingen → Modules. Daar zet een eigenaar of beheerder de financiële modules uit, en ook projecten en de to-do-lijst. Uit is echt uit: de pagina's staan niet meer in het menu en zijn ook via een link niet te openen. Er wordt niets verwijderd; zet je hem later weer aan, dan staat alles er nog. Aan je abonnement verandert niets.
Instellen en beheren
Wat je zelf kunt aanpassen zonder ons te bellen.
- Hoe maak ik een eigen formulier?
- Bij Formulieren bouw je een formulier op uit stappen en velden: tekst, getallen, keuzes, foto's en handtekeningen, leeg of vanuit een sjabloon. Een veld kun je verplicht maken. Je kiest of het formulier bij alle werkbonnen hoort of alleen bij bepaalde taaksoorten, en of het ingevuld moet zijn vóórdat de monteur begint (zoals een risico-check) of voordat hij oplevert. De eerste paar bouwen we met je mee.
- Hoe zorg ik dat een foto er echt bij zit?
- Maak er een verplicht fotoveld van in je formulier. De fotosoorten zelf, zoals meterkast of overzicht, stel je in voor het hele bedrijf bij Instellingen → Werkbon. Verplicht maken doe je in het formulier.
- Bij ons heet een werkbon een werkorder. Kan dat?
- Ja. Bij Instellingen → Weergave, in de woordenlijst, geef je begrippen als werkbon, klus, monteur en klant je eigen naam, of je kiest de woorden die in je branche gebruikelijk zijn. Dat zie je in het menu, op een deel van de schermen en in de monteursapp als die in het Nederlands staat. Wat je klant krijgt, zoals mails en pdf's, gebruikt nog de woorden van Veldly.
- Hoe voeg ik een medewerker toe?
- Bij Medewerkers nodig je hem uit per e-mail en kies je zijn rol. Hij ziet daarna alleen wat bij die rol hoort. Uit dienst? Dan zet je hem op inactief met Deactiveer; zijn werk blijft zichtbaar in de historie. Heeft hij nog een telefoon of tablet van de zaak op zijn naam, dan laat Veldly die eerst zien.
- Kan ik mijn eigen logo en kleuren gebruiken?
- Ja, in de backoffice, op je werkbonnen, offertes en facturen, in de mails aan je klant en op zijn portaal. Je klant ziet jouw bedrijf. De monteursapp toont na inloggen jouw logo; de kleuren, het icoon en het inlogscherm van de app blijven van Veldly.
- Een klant vraagt of zijn gegevens gewist worden
- Dat voer je zelf uit, op de pagina van die klant met Klantgegevens wissen. Alleen een eigenaar of beheerder kan dat. Het logboek laat zien dat het gebeurd is, zonder dat de gewiste gegevens er nog in staan. Wat je wettelijk moet bewaren voor je administratie blijft staan.
Er niet uitgekomen?
Mail wat er gebeurt en wat je verwachtte. Een schermafbeelding helpt meer dan een beschrijving. Je krijgt antwoord van iemand die de code kent, niet van een script.