Hulp
Vastgelopen? Meestal is het een van deze
De vragen die klanten en monteurs het vaakst stellen, met het echte antwoord erbij. Staat het er niet tussen, mail ons dan gewoon.
E-mail
hallo@veldly.nl
Op werkdagen dezelfde dag antwoord.
Iets ligt stil
Zet het in de onderwerpregel
Werk dat stilligt gaat voor op de rest.
Beveiliging
beveiliging@veldly.nl
Melding van een lek, binnen drie werkdagen reactie.
Wij zijn klein. Dat betekent geen wachtrij en geen ticketnummer, maar ook geen bereikbaarheid in het weekend. Wat het werk stillegt pakken we als eerste op.
De eerste week
Wat er gebeurt tussen tekenen en draaien.
- Hoe beginnen we?
- We zetten je omgeving klaar, importeren je klanten en artikelen, en zetten je logo en kleuren erin. Daarna nemen we samen een echte klus door, van planning tot factuur. Dat is meestal een dagdeel, niet een traject.
- Wat hebben jullie van mij nodig?
- Een export van je klanten en artikelen, in Excel of uit je huidige pakket. Je logo als afbeelding. En een uur van iemand die weet hoe jullie werken, want die kennis zit niet in de export.
- Moet iedereen tegelijk over?
- Nee, en we raden het af. Begin met één ploeg. Werkt het, dan komt de rest erachteraan. Zo merk je binnen twee weken of het past zonder dat je bedrijf stilvalt.
- Hoe krijgen mijn monteurs de app?
- Ze downloaden hem uit de App Store of Play Store en loggen in met het account dat jij voor ze aanmaakt. Uitleg kost meestal een kwartier per persoon.
Voor je monteurs
De vragen die uit de bus komen.
- De app doet het niet, er is geen bereik
- Dat hoeft geen probleem te zijn: hij werkt door. Wat hij vastlegt staat op de telefoon en gaat vanzelf de deur uit zodra er weer verbinding is. Zie je een teller met wachtende items, dan is dat precies wat er hoort te gebeuren.
- De werkbon kan niet worden afgesloten
- Er ontbreekt een verplicht veld of een verplichte foto. Boven in de bon staat wat er nog moet. Klopt dat volgens jou niet, dan is de instelling voor die soort klus te streng gezet; dat past kantoor aan.
- Ik zie mijn klus van vandaag niet
- Meestal is de klus aan iemand anders toegewezen of staat hij op een andere dag. Kantoor ziet dat in één oogopslag op het planbord. Heeft de app langere tijd geen verbinding gehad, sluit hem dan af en open hem opnieuw zodra je bereik hebt.
- Ik heb per ongeluk iets verkeerd ingevuld
- Zolang de klant niet getekend heeft, pas je het gewoon aan. Daarna ligt de bon vast en corrigeert kantoor het zichtbaar, zodat de klant niet ineens een andere bon ziet dan hij ondertekende.
- Mijn telefoon is kwijt
- Meld het meteen bij kantoor. Zij trekken je toegang in en daarna kan er niemand meer bij. Alles wat je al verstuurd had, staat allang op kantoor.
Op kantoor
Plannen, factureren, nakijken.
- Hoe verzet ik een klus naar een andere monteur?
- Sleep de kaart op het planbord naar zijn kolom. Hij ziet het direct op zijn telefoon; je hoeft niet te bellen. Staat hij al vol op dat moment, dan weigert het systeem de boeking.
- Waarom kan ik deze factuur niet meer aanpassen?
- Omdat hij is uitgegeven. Daarna liggen de regels vast en veranderen alleen de status en de betaling nog. Corrigeren doe je met een creditnota. Dat is geen beperking maar de reden dat je administratie klopt.
- Er staat een conflict op een werkbon
- Twee mensen hebben hetzelfde gewijzigd, bijvoorbeeld doordat er lang geen verbinding was. Je krijgt beide versies te zien en kiest welke blijft staan. Het systeem kiest bewust niet voor je.
- Hoe zet ik een module uit?
- Via instellingen. Wat je uitzet verdwijnt ook uit het menu. Dat verandert niets aan je abonnement; het is een keuze van jouw bedrijf.
Instellen en beheren
Wat je zelf kunt aanpassen zonder ons te bellen.
- Hoe maak ik een eigen formulier?
- Via instellingen bouw je een formulier op uit velden: tekst, getallen, keuzes, foto's en handtekeningen. Je koppelt het aan een soort klus, en dan staat het klaar zodra een monteur begint. De eerste paar bouwen we met je mee.
- Hoe bepaal ik welke foto's verplicht zijn?
- Je stelt zelf de fotosoorten in die bij jouw werk horen, en per soort of hij verplicht is. Zonder die foto kan de bon niet dicht.
- Hoe voeg ik een medewerker toe?
- Je nodigt hem uit per e-mail en kiest zijn rol. Hij ziet daarna alleen wat bij die rol hoort. Uit dienst? Dan zet je hem op inactief; zijn werk blijft zichtbaar in de historie.
- Kan ik mijn eigen logo en kleuren gebruiken?
- Ja, in de backoffice, in de app die je monteur opent en op je facturen en offertes. Je klant ziet jouw bedrijf.
- Een klant vraagt of zijn gegevens gewist worden
- Dat voer je zelf uit. Het logboek laat zien dat het gebeurd is, zonder dat de gewiste gegevens er nog in staan. Wat je wettelijk moet bewaren voor je administratie blijft staan.
Er niet uitgekomen?
Mail wat er gebeurt en wat je verwachtte. Een schermafbeelding helpt meer dan een beschrijving. Je krijgt antwoord van iemand die de code kent, niet van een script.