Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk

Bedrijf

Veldly

Adres

Kruisstraat 3, 3581 GK Utrecht

KvK-nummer

73401161

E-mail

privacy@veldly.nl

Telefoon

085 333 5061

Twee verschillende rollen

Dat onderscheid bepaalt de rest van deze verklaring, dus het staat vooraan.

Voor deze website en ons klantcontact zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Vraag je een demo aan, dan bepalen wij zelf wat we met die gegevens doen.

Voor de gegevens in jouw Veldly-omgeving zijn wij verwerker. De gegevens van jouw klanten en jouw monteurs zijn van jou. Wij bewaren en beveiligen ze in jouw opdracht en doen er verder niets mee. Wat daarvoor geldt, staat in de verwerkersovereenkomst.

Wat we verwerken als je een demo aanvraagt

We zetten je niet op een nieuwsbrief omdat je een demo aanvraagt, en we verkopen je gegevens niet door. Nooit.

Als je een template downloadt

We vragen je naam, je e-mailadres en, als je wilt, je bedrijfsnaam. Daarmee sturen we je de template en weten we wie hem heeft opgehaald. Grondslag: gerechtvaardigd belang.

Onder het formulier staat een vinkje voor drie korte vervolgmails, verspreid over ongeveer anderhalve week. Dat vinkje staat standaard uit. Zet je het aan, dan sturen we die mails op basis van je toestemming. Onder elke mail staat een afmeldlink, en je mailprogramma toont er ook zelf een; na afmelden gaat er niets meer uit. Vraag je intussen een demo aan, dan stopt de reeks vanzelf. Je inschrijving bewaren we tot 12 maanden na de laatste mail of je afmelding, zodat we kunnen laten zien dat je toestemming gaf en dat we ermee stopten.

De nieuwsbrief

Meld je je op de site aan voor de nieuwsbrief, dan bewaren we je e-mailadres, je voornaam als je die invult, en het moment waarop je je aanmeldde. Je staat pas op de lijst nadat je op de link in onze bevestigingsmail klikte. Grondslag: toestemming.

Ben je klant van Veldly, dan sturen we je de nieuwsbrief ook zonder aanmelding, op het adres waarmee je account is aangemaakt. Dat mag omdat het over onze eigen dienst gaat die je al afneemt (artikel 11.7 lid 3 Telecommunicatiewet). Zeg je je abonnement op, dan stopt de nieuwsbrief vanzelf.

Onder elke nieuwsbrief staat een afmeldlink, en je mailprogramma toont er ook zelf een. Na afmelden gaat er geen nieuwsbrief meer naar dat adres; we bewaren alleen het adres zelf op een afmeldlijst, zodat het er niet per ongeluk opnieuw op komt. Per verstuurde nieuwsbrief houden we bij naar welk adres hij ging, zodat niemand hem twee keer krijgt.

De links in de nieuwsbrief lopen via veldly.nl, zodat we per link kunnen tellen hoe vaak erop geklikt is. We tellen alleen het aantal: niet wie er klikte, en we bewaren daarbij geen e-mailadres of IP-adres. We meten niet of je de nieuwsbrief opent.

Als wij jou benaderen

We benaderen installatiebedrijven om te vragen hoe zij hun werk regelen en of Veldly iets voor ze kan zijn, vaak naar aanleiding van iets wat we zien: een vacature, een nieuwe website of een nieuw vak zoals laadpalen. Daarvoor bewaren we zakelijke contactgegevens: bedrijfsnaam, de naam van een contactpersoon, telefoonnummer, e-mailadres, vestigingsadres, plaats en branche, de aanleiding, en wat er in het gesprek gezegd is. Die gegevens komen uit openbare bronnen: het Handelsregister, Google Maps, vacaturesites zoals de Nationale Vacaturebank en Indeed, en je eigen website. Grondslag: gerechtvaardigd belang. Een eenmanszaak of v.o.f. mailen en bellen we niet ongevraagd; die krijgt hoogstens een kaart per post, en niet als je in het Handelsregister hebt aangegeven geen reclame te willen ontvangen.

Soms sturen we je een persoonlijke link naar een voorbeeldwerkbon op naam van je bedrijf. Open je die, dan leggen we vast dát en wanneer je hem opende, zodat we weten wanneer we je kunnen bellen. Je IP-adres bewaren we daarbij niet. Advertentiecookies, zoals de pixel van Meta, laden alleen als je daar in de cookiemelding toestemming voor geeft.

Word je geen klant, dan verwijderen we je gegevens uiterlijk twaalf maanden na het laatste contact. Wil je niet benaderd worden, zeg het of mail naar privacy@veldly.nl; dan halen we je meteen van de lijst.

De chat op deze site

Chat je met ons, dan vragen we eerst je naam en je e-mailadres, zodat we je het antwoord ook kunnen mailen als je wegklikt. Wat er daarna gebeurt, is dit:

• Een AI-assistent antwoordt. Daarvoor gaan je naam en het hele gesprek tot dan toe naar Anthropic, die het model levert. Grondslag: gerechtvaardigd belang, namelijk je vraag meteen kunnen beantwoorden.
• Er kan een mens meelezen. Zodra je om iemand vraagt — en bij het eerste bericht van een gesprek — gaan je naam en de letterlijke tekst van je berichten als melding naar een berichtendienst voor interne meldingen, zodat wij zien dat je wacht. Vanaf dat moment antwoordt een collega in plaats van de assistent.
• Stuur je een bijlage mee, dan slaan we die op bij het gesprek.
• Na 7 dagen wordt het gesprek verwijderd, met de bijlagen erbij. Dat gaat automatisch, elke nacht.

Zet er dus niets in wat je ons niet zou mailen. Wil je iets vertrouwelijks kwijt, mail dan naar hallo@veldly.nl.

Bel ons: praten met de digitale assistent

Klik je op “Bel ons”, dan praat je in je browser met een digitale assistent. Dat zeggen we vooraf en aan het begin van het gesprek. Wat er gebeurt:

• Spraak wordt tekst. Het gesprek loopt via ElevenLabs(spraakherkenning, het taalmodel en de stem). ElevenLabs neemt het geluid niet op en bewaart zijn kopie van de tekst 30 dagen.
• Wij bewaren de tekst, geen geluid. De uitgeschreven tekst, een samenvatting en wat je ons vertelt (naam, bedrijf, e-mailadres of telefoonnummer, aantal monteurs). De tekst van het gesprek verwijderen we na 90 dagen, de rest uiterlijk twaalf maanden na het laatste contact, net als een demo-aanvraag. Plan je een demo in, dan geldt voor de afspraak wat hierboven over afspraken staat.
• Grondslag: gerechtvaardigd belang, namelijk je vraag beantwoorden en, als je dat wilt, een demo inplannen.
• Je kunt altijd om een mens vragen. Dan noteert de assistent je vraag en nemen we contact met je op. Liever geen assistent? Mail naar hallo@veldly.nl.

Hoe Veldly gebruikt wordt (productanalyse)

Om Veldly beter te maken meten we hoe de webapplicatie en de monteurs-app gebruikt worden: welke schermen worden geopend en welke handelingen er gebeuren, zoals een werkbon starten of afronden, een foto toevoegen, een offerte versturen of een factuur aanmaken. Daarvoor gebruiken we PostHog (PostHog, Inc.), met opslag in de EU (Duitsland).

• We sturen alleen een interne gebruikers-ID (een willekeurige code, niet je naam of e-mailadres), de ID van je organisatie met het abonnement, en welke handeling er plaatsvond, hooguit met een aantal.
• We sturen geen namen, e-mailadressen, telefoonnummers, adressen, gegevens van jouw klanten, inhoud van werkbonnen, foto's of vrije tekst. Je IP-adres wordt niet bewaard en er wordt geen locatie bepaald.
• We maken geen schermopnames en registreren geen klikken of invoer. In de webapplicatie plaatst deze meting geen cookie, en ze draait niet op de pagina's die jouw klanten openen (offertes, orderformulieren, volgpagina's, klantportaal).
• We bewaren deze gegevens één jaar. Verwijder je je account, dan wissen we ook je gegevens bij PostHog.

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om de dienst te verbeteren. PostHog kan gegevens ook in de Verenigde Staten verwerken; dat gebeurt op grond van het EU-VS Data Privacy Framework en de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Velly in de applicatie

Velly is de hulpchat in de Veldly-applicatie. Je vraag gaat naar Anthropic, die het model levert, samen met de gegevens die Velly voor het antwoord in jouw omgeving opzoekt. Om Velly te verbeteren bewaren we de vraag, het antwoord, welke onderdelen Velly raadpleegde en een eventuele beoordeling maximaal 90 dagen, tenzij je bedrijf dat heeft uitgezet. Alleen Veldly-beheer kan ze inzien. Voor deze gegevens zijn wij verwerker; zie artikel 3.2b van de verwerkersovereenkomst.

Supporttickets

Maak je in de applicatie een supportticket, dan bewaren we wat je invult, optioneel een schermafbeelding en (als je dat aanvinkt) je gesprek met Velly, plus de pagina en je browser. We gebruiken dat alleen om je vraag te beantwoorden. Alleen Veldly-beheer ziet tickets; een ticket verwijderen we een jaar nadat het is opgelost. Zie artikel 3.2c van de verwerkersovereenkomst.

Maak je een ticket via veldly.nl/support, dan bewaren we je naam, e-mailadres, en als je die invult je telefoonnummer en bedrijf, met je vraag. Dat gebruiken we alleen om je te antwoorden. Ook dit ticket verwijderen we een jaar nadat het is opgelost. Grondslag: je toestemming, die je bij het versturen geeft.

Hoe lang we het bewaren

Word je geen klant, dan verwijderen we je aanvraag uiterlijk twaalf maanden nadat het contact is gestopt. Word je wel klant, dan gaan je contactgegevens over in onze klantadministratie. Vraag je ons eerder om verwijdering, dan doen we dat, tenzij een wet anders zegt.

Staat er “nog te bepalen”, dan is daar vandaag geen vaste termijn voor ingesteld. We schrijven daar liever niets neer dan een termijn die we niet waarmaken. Wil je weten wat er van jou bewaard is, of wil je het weg hebben, mail dan naar privacy@veldly.nl.

Facturen en betaalgegevens bewaren we 7 jaar. Dat is geen keuze van ons: de belastingdienst verplicht ons die administratie te bewaren.

Met wie we het delen

Alleen partijen die we nodig hebben om de site en de dienst te laten werken. Dit zijn ze allemaal:

Een aantal van deze partijen verwerkt gegevens buiten de Europese Economische Ruimte, vooral in de Verenigde Staten. Per partij staat hierboven op welke grond dat gebeurt: het EU-VS Data Privacy Framework, de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, of een adequaatheidsbesluit.

Google en Meta verwerken gegevens mede buiten de Europese Economische Ruimte, op de grond die in de tabel staat. Zij komen er alleen bij als je in de cookiebanner toestemming geeft voor statistieken of marketing; geef je die niet, dan gaat er niets naar hen toe. Meer daarover staat in ons cookiebeleid.

Cookies

Noodzakelijke cookies staan er altijd. Die onthouden bijvoorbeeld je cookiekeuze en houden de site werkend; ze meten niets en volgen je niet.

Daarnaast kunnen we cookies plaatsen voor statistieken en voor marketing, maar alleen als je daar in de cookiebanner toestemming voor geeft. Tot dat moment staat alles uit. Je kunt je keuze op elk moment wijzigen of intrekken via ons cookiebeleid, waar ook precies staat welke cookies dit zijn en hoe lang ze blijven staan.

Jouw rechten

• Inzage in wat we van je hebben
• Correctie als het niet klopt
• Verwijdering
• Beperking van de verwerking
• Overdracht van je gegevens
• Bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang

Mail naar privacy@veldly.nl. We reageren binnen een maand. Ben je het niet eens met hoe we het oppakken, dan kun je klagen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Je account verwijderen kun je ook zelf, zonder te mailen: in de app onder Meer → Account verwijderen, of in de webomgeving via Instellingen → Account verwijderen. Je naam, e-mailadres, telefoonnummer en inloggegevens worden dan direct gewist. Werkbonnen, uren en facturen die je voor je werkgever hebt gemaakt blijven bij dat bedrijf, zonder jouw naam, omdat het die voor zijn administratie moet bewaren.

Datalekken

Gaat er iets mis met persoonsgegevens, dan melden we dat bij de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur nadat we ervan weten. Ben jij klant en raakt het jouw omgeving, dan hoor je het van ons zodra we weten wat er is gebeurd — ook als het beeld dan nog niet compleet is.

Wijzigingen

Verandert er iets wezenlijks, dan passen we deze verklaring aan en laten we het weten aan klanten. Oude versies bewaren we, zodat je kunt nagaan wat er stond toen je tekende.