Verwerkersovereenkomst

Versie 2026-10-v8 — 16 oktober 2026. Bij het afsluiten van je abonnement leggen we vast welke versie je hebt aanvaard.

1. Partijen en rollen

1.1 Jij bent verwerkingsverantwoordelijke. Jij bepaalt welke persoonsgegevens in Veldly komen en waarvoor.

1.2 Wij, Veldly, zijn verwerker. Wij verwerken die gegevens uitsluitend in jouw opdracht en voor het leveren van de dienst.

2. Wat we verwerken

2.1 Het gaat om deze categorieën:

2.2 Wij vragen je uitdrukkelijk geen bijzondere persoonsgegevens in Veldly te zetten. Het systeem is er niet voor ingericht.

3. Wat wij wel en niet doen

3.1 We verwerken alleen op jouw instructie en voor het leveren van de dienst, met als enige uitzonderingen de kengetallen uit 3.2a, de gesprekken met Velly uit 3.2b en de supporttickets uit 3.2c.

3.2 We gebruiken jouw gegevens niet voor eigen doeleinden, behalve voor de kengetallen uit 3.2a, de gesprekken met Velly uit 3.2b en de supporttickets uit 3.2c.

3.2a Om Veldly te verbeteren en te kiezen met welke partijen we samenwerken, maken we kengetallen over het gebruik van de dienst. Dat zijn alleen aantallen, zoals hoeveel werkbonnen er per week worden afgerond of hoeveel offertes worden geaccepteerd, en namen uit een vaste lijst van groothandels, boekhoudpakketten en laadpaalmerken. We gebruiken daarvoor nooit de inhoud zelf: geen namen, adressen, prijzen of teksten van jou of van jouw klanten. Een leverancier of merk dat niet in die lijst staat, tellen we alleen mee als ‘overig’. De kengetallen blijven bij ons, worden niet gedeeld of verkocht en worden na hoogstens 400 dagen verwijderd.

3.2b Gebruik je Velly, de hulpchat in de applicatie, dan bewaren we om Velly te verbeteren 90 dagen de vraag, het antwoord, welke onderdelen Velly raadpleegde, de pagina waar de vraag gesteld werd en een eventuele beoordeling. Het antwoord kan gegevens bevatten die Velly daarin noemde. De gegevens die Velly voor het antwoord opzocht, zoals facturen of klanten, bewaren we niet. Na 90 dagen verwijderen we de tekst automatisch. Je kunt het bewaren uitzetten onder Instellingen → Modules → Velly; de bewaarde gesprekken worden dan direct verwijderd.

3.2c Maak je een supportticket, dan bewaren we wat je invult, optioneel een schermafbeelding en (als je dat aanvinkt) je gesprek met Velly, plus de pagina en je browser. Alleen Veldly-beheer ziet tickets. Een ticket verwijderen we een jaar nadat het is opgelost.

3.3 We verkopen niets door en delen niets met andere klanten.

3.4 We trainen geen modellen op jouw gegevens.

3.5 We kijken niet in jouw omgeving, behalve als jij ons om hulp vraagt of als het nodig is om een storing op te lossen. Dat laatste wordt gelogd. Het automatisch berekenen van de kengetallen uit 3.2a valt hier niet onder: daarbij kijkt geen mens in jouw gegevens. Bewaarde gesprekken met Velly uit 3.2b en supporttickets uit 3.2c kan alleen Veldly-beheer inzien; elke inkijk wordt gelogd.

3.6 Iedereen die bij ons toegang tot jouw gegevens heeft, is tot geheimhouding verplicht. Die plicht blijft gelden nadat het werk of het dienstverband is geëindigd.

4. Foto’s van werklocaties

4.1 Je monteurs maken foto’s op locatie. Daar kunnen mensen, woningen en kentekens op staan die niets met de klus te maken hebben.

4.2 Jij wijst je monteurs erop dat ze alleen vastleggen wat voor de werkbon nodig is. Dat is een instructie die jij geeft, want jij bepaalt wat er in Veldly komt.

4.3 Wij slaan die foto’s op en tonen ze in jouw omgeving. We verwerken ze niet verder: we analyseren ze niet, we herkennen er geen gezichten of kentekens in, en we gebruiken ze nergens anders voor.

5. Beveiliging

5.1 De maatregelen staan uitgebreider op de pagina beveiliging. De kern staat in 5.2 tot en met 5.5.

5.2 Elke organisatie is in de database zelf van andere organisaties gescheiden. Dat is geen instelling in de applicatie maar een regel in de database; er is geen route die eromheen gaat.

5.3 Versleuteld verkeer, versleutelde opslag, en toegang op basis van rol.

5.4 Een logboek van handelingen, dat 24 maanden bewaard blijft.

5.5 Elke dag een back-up van de database, die 7 dagen bewaard blijft. Foto's en andere bestanden staan apart in de opslag en zitten niet in die back-up.

6. Waar de gegevens staan

6.1 Onze eigen database en de servers van de applicatie staan in de Europese Unie, in Parijs.

6.2 Een aantal partijen uit artikel 7 verwerkt gegevens buiten de Europese Economische Ruimte, vooral in de Verenigde Staten. Per partij staat in artikel 7 waar de gegevens staan en op welke grond ze de EER verlaten: het EU-VS Data Privacy Framework, de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, of een adequaatheidsbesluit.

6.3 Verandert de plaats of de grond bij een partij, dan hoor je dat van ons volgens 7.4, en kun je daartegen bezwaar maken volgens 7.5.

7. Subverwerkers

7.1 Wij schakelen deze partijen in bij het leveren van de applicatie:

7.2 Met elk van hen maken wij afspraken met minstens dezelfde verplichtingen als in deze overeenkomst staan.

7.3 Deze lijst is de actuele lijst. Hij staat op deze pagina, zodat je zelf kunt zien wanneer er iets verandert.

7.4 Willen wij een subverwerker toevoegen of vervangen, dan laten we dat ten minste 2 maanden van tevoren per e-mail weten, met wie het is en waarvoor.

7.5 Je mag daartegen bezwaar maken zolang die termijn loopt. Komen we er samen niet uit, dan mag je de overeenkomst opzeggen tegen de dag waarop de wijziging ingaat — ook als de opzegtermijn uit de algemene voorwaarden dan al is verstreken.

7.6 Naast deze lijst zijn er koppelingen die jij zelf aanzet en met je eigen account inricht:

• Je eigen mailbox. Uitgaande mail via je eigen SMTP-server.
• Je boekhoudpakket. Facturen doorzetten naar je administratie.
• Je eigen Mollie-account. Betaalknoppen op je facturen naar je klanten.
• Je eigen WhatsApp-nummer. Berichten aan je klanten onder je eigen naam.
• Bessy. Uitwisseling van opdrachten.
• Je telefonieleverancier. De storingslijn.

7.7 Die komen er alleen als jij ze instelt, en de afspraken met die partij heb jij zelf. Ze vallen niet onder deze overeenkomst.

8. Datalekken

8.1 Ontdekken we een inbreuk die jouw gegevens raakt, dan melden we dat zonder onredelijke vertraging aan jou, en uiterlijk binnen 24 uur nadat wij ervan weten.

8.2 We melden wat we op dat moment weten: wat er gebeurd is, welke gegevens het betreft, wat de gevolgen kunnen zijn en wat we eraan doen. Weten we nog niet alles, dan wachten we daar niet mee.

8.3 Wij melden niet namens jou bij de Autoriteit Persoonsgegevens — dat is jouw afweging — maar we leveren wel alles wat je daarvoor nodig hebt.

9. Rechten van betrokkenen en beoordelingen

9.1 Krijgt een van jouw klanten of medewerkers een verzoek om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht, dan helpen wij je dat uit te voeren. Het systeem heeft daar functies voor: je kunt gegevens zelf exporteren en zelf wissen, en het logboek laat zien dat het gebeurd is.

9.2 Komt zo’n verzoek per ongeluk bij ons binnen, dan sturen we het door naar jou en beantwoorden we het niet zelf.

9.3 Moet jij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) doen, of daarover overleggen met de Autoriteit Persoonsgegevens, dan geven wij je de informatie over onze verwerking die je daarvoor nodig hebt.

10. Als de overeenkomst eindigt

10.1 Je hebt 30 dagen om alles te exporteren. Wat die export bevat staat in artikel 10.2 van de algemene voorwaarden.

10.2 Daarna verwijderen wij de persoonsgegevens, of geven we ze aan je terug. Jij kiest welke van de twee. Laat je niets weten, dan verwijderen we ze.

10.3 Verwijderen betekent: uit de actieve systemen weg, en binnen 7 dagen daarna ook uit de back-ups.

10.4 Wil je eerder verwijderd worden, dan doen we dat op jouw verzoek. Ook dan geldt voor de back-ups dezelfde termijn van 7 dagen.

10.5 Eén uitzondering: onze eigen facturen en betaalgegevens bewaren we 7 jaar, omdat de wet ons dat verplicht. Dat zijn gegevens uit onze administratie, niet de gegevens uit jouw omgeving.

11. Controle

11.1 Je mag één keer per jaar laten controleren of we ons aan deze overeenkomst houden.

11.2 We beantwoorden vragenlijsten en leveren bewijs van de maatregelen.

11.3 De kosten van een controle die je zelf laat uitvoeren zijn voor jou, tenzij eruit komt dat wij iets niet op orde hadden. Dan zijn ze voor ons.

11.4 De auditor die je inschakelt is gebonden aan geheimhouding over alles wat hij bij ons ziet. Dat leggen we vooraf schriftelijk vast.

11.5 Is er een inbreuk geweest die jouw gegevens raakt, dan geldt de grens van één keer per jaar niet en mag je ook tussentijds controleren.

12. Ondertekening

12.1 Wil je deze overeenkomst getekend hebben, mail dan naar privacy@veldly.nl en je krijgt hem als ondertekenbaar document terug.