Offerte maken als installateur: wat erop moet, en wat discussie voorkomt

Een offerte doet twee dingen. Hij moet de klant overtuigen, en hij moet jou beschermen zodra er iets anders loopt dan gedacht. De meeste offertes doen alleen het eerste, en dan blijkt pas bij de eerste meerwerkdiscussie wat er niet in stond.

De basis: wat er altijd op staat

• Je bedrijfsnaam, adres en KVK-nummer. Dat laatste is verplicht op een offerte, net als op je facturen en je website.
• Je btw-nummer. Op de factuur is het verplicht; zet het er meteen op, dan is de offerte de basis voor de factuur.
• Naam en factuuradres van de klant, en het adres van de klus als dat anders is.
• Een offertenummer en een datum. Zonder nummer weet over drie weken niemand meer over welke versie jullie praten.

De opbouw: drie blokken

1. 1Materiaal, per regel: wat het is, hoeveel, en de prijs. Kabel per meter, niet “kabel, divers”. Reken met inkoopprijzen die nu kloppen, niet met die van vorig jaar.
2. 2Arbeid, als aantal uren maal je uurtarief. “Acht uur montage” kan een klant volgen; één bedrag voor “arbeid” nodigt uit tot narekenen.
3. 3Voorrijkosten en klein materiaal apart, als je die rekent. Verstopt in andere regels voelen ze achteraf als een verrassing.

Zet totalen exclusief én inclusief btw. Een bedrijf kijkt naar het eerste, een particulier naar het tweede. Wie alleen exclusief noemt aan een particulier, krijgt bij de factuur de vraag waarom het ineens duurder is.

Uitgangspunten en meerwerk: het stuk dat bijna iedereen overslaat

Schrijf op waar je van uitgaat. “Uitgaande van een groepenkast met ruimte voor een extra groep.” “Kabelroute via de kruipruimte.” Klopt dat ter plekke niet, dan staat zwart op wit dat de prijs over een andere situatie ging. Zet er ook bij wat níet in de prijs zit, en hoe je meerwerk rekent: tegen welk tarief, en dat je het eerst meldt voordat je het doet.

Afspraken: geldigheid, betaling, voorwaarden

• Een geldigheid. Jouw inkoopprijzen staan niet stil; een offerte zonder einddatum wel.
• Je betalingstermijn, en of je een aanbetaling vraagt.
• Wanneer je het werk verwacht uit te voeren.
• Je algemene voorwaarden, meegestuurd mét de offerte. De hoofdregel is dat je ze vóór of bij het sluiten van de overeenkomst geeft; pas bij de factuur is te laat.
• Hoe de klant akkoord geeft: een handtekening, een mail, of online.

Dit is geen juridisch advies. Wat hier staat over verplichte gegevens en voorwaarden is de hoofdregel; voor je eigen voorwaarden, aansprakelijkheid of grote projecten met termijnen laat je iemand meekijken die daar zijn vak van maakt.

Vijf fouten die geld kosten

1. 1Alles op één regel, zodat je bij meerwerk niet kunt laten zien wat er wél in zat.
2. 2Geen uitgangspunten, dus elke verrassing ter plekke is jouw verlies.
3. 3Oude inkoopprijzen, waardoor je marge al weg is voordat je begint.
4. 4Geen geldigheid, zodat een klant na drie maanden nog tegen de oude prijs wil.
5. 5Niet nabellen. Een offerte die je na een paar dagen niet opvolgt, wint vaak een ander.

Alles hierboven op één A4, om af te vinken voordat je verstuurt: Gratis offerte-checklist.

Wat je per uur rekent en hoe het op de factuur staat: Uurtarief als installateur.

In Veldly maak je de offerte uit je calculatie, met materiaal uit de catalogus van je groothandel, en geeft de klant online akkoord: Offertes in Veldly.