Terugkerend werk
Onderhoudscontracten die zelf het werk klaarzetten
Een onderhoudsbeurt die elk jaar terugkomt, hoort niet van iemands geheugen af te hangen. Het contract zet de klus op je planlijst als het zover is, en maakt elke maand het concept voor het maandbedrag.
Kort gezegdOnderhoudscontracten in Veldly: terugkerend werk dat vanzelf op de planlijst komt, een maandfactuur als concept, en looptijd en responstijd per klant vastgelegd.
Contracten en onderhoud
Wat het doet
- Een beurt die zichzelf aanmeldt
- Per contract stel je in hoe vaak er iets moet gebeuren, van elke maand tot eens in de vijf jaar, wanneer de eerste beurt is, hoe lang hij duurt en wat er moet gebeuren. Is het zover, dan staat de klus de volgende ochtend op je planlijst.
- Jij kiest de dag en de monteur
- Het contract maakt een klus, geen afspraak. Wie er gaat en wanneer, bepaal je op het planbord. Zo past de beurt tussen de rest van je werk in plaats van er dwars doorheen.
- Het maandbedrag als concept
- Zet het aan en er staat elke maand een conceptfactuur klaar voor het maandbedrag van het contract. Niet verstuurd: jij kijkt hem na en geeft hem uit.
- Niets dubbel
- Elke beurt en elke maandfactuur wordt een keer aangemaakt. Loopt de nachtelijke ronde twee keer, dan krijg je niet twee klussen.
- Looptijd en responstijd bij de klant
- Start, einde, responstijd en maandbedrag staan bij de klant, naast zijn werkbonnen en facturen. Na de einddatum of als het contract niet meer actief is, stopt het werk vanzelf.
Waar dit in de keten zit
Wat er binnenkomt
Het contract hangt aan de klant uit je relatiebeheer.
Wat eruit gaat
De klus gaat naar het planbord en wordt een werkbon; het maandconcept gaat naar facturatie.
Eerlijk erbij
Wat dit niet is
- Contracten en het terugkerende werk zitten in elk plan. Een taak die je waarschuwt als een contract bijna afloopt, komt uit de automatiseringen, en die zitten in Pro.
- Het zet niets een jaar vooruit in je agenda. De klus verschijnt als de beurt aan de beurt is.
- De responstijd wordt vastgelegd, niet bewaakt. Er gaat geen melding af als je hem dreigt te missen.
- Factureren gaat alleen per maand en alleen voor het vaste maandbedrag. Een contract verlengt zichzelf niet.
Vragen hierover
Moet ik elke beurt zelf inplannen?
De klus staat vanzelf klaar; de dag en de monteur kies je op het planbord. Dat is bewust: jij weet welke week al vol zit.
Wat als een klant opzegt?
Vul een einddatum in of zet het contract op niet actief. Daarna komt er geen beurt en geen maandfactuur meer bij.
Kan ik per kwartaal of per jaar factureren?
Niet vanuit het contract; dat maakt alleen een maandfactuur. Wil je een beurt apart factureren, dan gaat die via de werkbon en de gewone factuur.