Werkbon maken: in Excel, in Word of met een app?

Wie een werkbon wil maken, zoekt meestal eerst naar een sjabloon. Dat is een goed begin: een bon in Word of Excel kost niets, ziet er netjes uit en is in een avond klaar. Het verschil tussen de drie manieren zit niet in hoe de bon eruitziet, maar in drie vragen die je pas later tegenkomt. Wie vult hem in, en waar? Wie rekent hem uit? En hoe wordt hij een factuur?

Wat er op de bon hoort, staat in een apart stuk. Hier gaat het over het gereedschap: wat Word, Excel en een app elk goed doen, waar ze tekortschieten, en hoe je merkt dat je eroverheen gegroeid bent.

Eerst weten welke velden je nodig hebt: Wat hoort er op een werkbon?.

Een werkbon in Word

Word is goed in opmaak. Je zet je logo erin, je bedrijfsgegevens in de voettekst, een tabel voor materiaal en een vak voor de handtekening, en je print hem op A4 of laat hem als doordrukbon drukken. Voor een bon die met de hand wordt ingevuld is dat precies genoeg.

Word is slecht in rekenen. Een tabel in Word telt geen uren op en vermenigvuldigt geen aantallen met prijzen; dat kan met veldcodes, maar die gaan bij de eerste aanpassing stuk en niemand weet nog hoe ze werkten. Gebruik Word dus voor een bon die je print en invult, niet voor een bon die je op de computer afrekent.

Een werkbon in Excel

Excel rekent wel. Begin- en eindtijd erin, pauze eraf, uren maal tarief, aantal maal stuksprijs, en onderaan een totaal. Dat scheelt rekenfouten, en als je de bon toch al op de laptop invult, ben je met een paar formules een stuk sneller.

De zwakke plek van Excel is het invullen. Op een telefoon in een meterkast is een rekenblad onwerkbaar: te kleine cellen, verschuivende kolommen, en geen plek voor een foto of een handtekening. In de praktijk betekent een Excel-bon dus bijna altijd: ter plekke op papier of in een notitie, 's avonds overtypen. En formules zijn kwetsbaar. Eén keer een getal over een formule heen getikt, en het totaal klopt niet meer zonder dat iemand het ziet.

Zelf een werkbon maken: zo houd je het bruikbaar

1. 1Maak één sjabloon en bewaar het als sjabloon (in Word .dotx, in Excel .xltx). Elke nieuwe bon begint dan leeg, in plaats van als kopie van de vorige.
2. 2Geef elke bon een nummer, en houd ergens een lijst bij welke nummers je hebt uitgegeven. Een bon zonder nummer is een bon die je niet terugvindt als de klant belt.
3. 3Zet begin- en eindtijd op de bon, niet alleen een totaal. In Excel laat je het totaal uitrekenen; in Word reken je het zelf na.
4. 4Beveilig in Excel de cellen met formules, zodat alleen de invulvakken te wijzigen zijn.
5. 5Stel het afdrukbereik in en print één proefbon. Wat op het scherm past, past op papier vaak net niet.
6. 6Bewaar ingevulde bonnen op één vaste plek, met het bonnummer in de bestandsnaam. Zit de bon aan een factuur vast, dan hoort hij bij je administratie en geldt de bewaarplicht van zeven jaar.

Begin nooit een nieuwe bon door de bon van vorige week op te slaan onder een andere naam. Vroeg of laat blijft er een adres, een regel materiaal of een oud bonnummer staan, en dan krijgt een klant een bon met andermans gegevens erop. Dat is niet alleen slordig: het zijn persoonsgegevens van een andere klant.

Een werkbon is ook geen factuur. Maak je van een Excel-bon direct je rekening, dan moet hij aan de factuureisen van de Belastingdienst voldoen, waaronder een doorlopend factuurnummer dat maar één keer voorkomt. Houd bonnummer en factuurnummer daarom gescheiden: een bon die niet tot een factuur leidt, mag geen gat in je factuurnummering maken.

Een lege werkbon als pdf, om te printen of als voorbeeld voor je eigen sjabloon: Gratis voorbeeldwerkbon.

Wanneer papier of Excel prima is

Er is geen reden om over te stappen als het werkt. Papier of Excel is genoeg als dit grotendeels voor je geldt:

• Je werkt alleen, of met één vaste collega die zijn bonnen dezelfde dag inlevert.
• Je hebt een handvol bonnen per week, niet per dag.
• Je factureert binnen een paar dagen na de klus, en je weet nog wat er gebeurde.
• Er is zelden discussie met klanten over uren of materiaal.
• Foto's heb je niet of nauwelijks nodig als bewijs.

Wanneer niet meer

Het omslagpunt is zelden een bepaald aantal bonnen. Het is het moment waarop het werk na de bon groter wordt dan het werk op de bon. Je merkt het aan dingen als deze:

• Bonnen liggen dagen in de bus voordat iemand ze ziet, en facturen gaan dus dagen later de deur uit.
• Iemand typt elke week bonnen over in Excel en daarna nog een keer in de factuur.
• Foto's van de klus staan in WhatsApp-gesprekken en zijn niet terug te vinden als je ze nodig hebt.
• Je kunt achteraf niet aantonen hoe laat de monteur er was, en de klant gelooft het niet.
• Er komt een tweede of derde monteur bij, en niemand weet meer welke versie van het sjabloon de goede is.
• Een bon raakt kwijt, en daarmee de uren die erop stonden.

Vanaf dat punt verschuift de vraag. Het gaat er niet meer om hoe de bon eruitziet, maar of hij ter plekke af is en zonder overtypen een factuur wordt. Dat kan Word niet, en Excel alleen als iemand het overtypt.

Wat een app anders doet

Een werkbon-app is in de kern hetzelfde formulier, maar dan op de telefoon van de monteur, met de foto's en de handtekening erbij en met een tijdstip bij wat er gebeurt. Het voordeel zit niet in het invullen, maar in wat erna komt: kantoor ziet de bon zodra hij verstuurd is, en de uren en het materiaal hoeven niet nog eens getypt te worden. Het nadeel is dat het geld kost, dat je monteurs eraan moeten wennen, en dat een slechte app in een kelder zonder bereik slechter werkt dan een blok doordrukbonnen. Waar je bij het kiezen op let, staat in een apart stuk.

De vragen die je stelt voordat je een app kiest: Een werkbon-app kiezen.

Bij Veldly vult de monteur de bon in de app in, ook zonder bereik, met uren, materiaal, foto's en de handtekening van de klant. Van de afgeronde bon maak je met een knop een conceptfactuur, of je laat dat bij het opleveren vanzelf gebeuren als je dat aanzet. Wat het kost, staat op de prijzenpagina.

Hoe de werkbon in Veldly werkt, en wat hij niet doet: Digitale werkbon.