Hoe lang duurt een overstap?

Het inrichten is een dag of twee. De ploeg eraan laten wennen duurt twee tot vier weken, en dat is het deel dat je moet plannen. Een leverancier die zegt dat je morgen draait, heeft het over het eerste deel.

Moeten we alles tegelijk overzetten?

Nee, en je moet het ook niet willen. Klanten en artikelen wel, want zonder die twee werkt niets. Historie van oude werkbonnen zelden: die staat er al, en hem overzetten kost meer dan hem opzoeken op de paar momenten dat je hem nodig hebt.

Wat als een monteur echt niet wil?

Dat komt voor, en het is bijna nooit onwil. Meestal is het een telefoon die te oud is, een scherm dat hij niet kan lezen met werkhandschoenen aan, of een keer een bon kwijtgeraakt. Vraag waar het misging voordat je het als houding behandelt.

Aan de slag

Van papier naar digitaal: de eerste twee weken

Niet de software is het moeilijke deel. De ploeg is het moeilijke deel, en dat is te plannen.

Een overstap naar digitale werkbonnen mislukt zelden op de software. Hij mislukt op de tweede dinsdag, als een monteur zijn bon niet dicht krijgt, geen zin heeft om te bellen, en het weer op papier doet. Vanaf dat moment heb je twee systemen en dat is erger dan één slecht systeem.

Wat er in week één misgaat

De klantgegevens kloppen niet. Wat er in de oude administratie stond was goed genoeg om een factuur te sturen, niet om op te zoeken in een app. Dubbele klanten, adressen zonder huisnummer, telefoonnummers uit 2019.
Er staan te veel verplichte velden aan. Iemand heeft bij het inrichten alles aangevinkt wat nuttig leek, en nu kan een bon niet dicht zonder drie foto's die er bij deze klus niet toe doen.
De monteur kan niet inloggen. Zijn telefoon is van hemzelf, zijn e-mailadres is het adres van zijn vrouw, of hij is de app kwijtgeraakt bij een update.
Kantoor kijkt er niet in. De bonnen komen binnen, maar de facturen worden nog uit het oude systeem gemaakt omdat dat sneller voelt. Dan is de app een extra handeling geworden zonder opbrengst.

Geen van deze vier is een softwareprobleem, en alle vier zijn te voorkomen. Dat is meteen het punt: vraag bij een leverancier niet alleen wat het pakket kan, maar wat er in de eerste twee weken bij zijn andere klanten misging.

De volgorde die werkt

1Ruim je klantenbestand op vóór je iets importeert. Een uur werk dat je anders vijftig keer betaalt bij het zoeken.
2Begin met de werkbon alleen. Niet de planning, niet de voorraad, niet de offertes. Eén ding waar de ploeg aan went.
3Zet twee verplichte velden aan, niet acht. Uitbreiden kan altijd; terugdraaien voelt als toegeven.
4Draai één week met één monteur die het wil. Niet de hele ploeg — de eerste week levert vragen op die je liever één keer beantwoordt dan zes keer.
5Laat kantoor in diezelfde week de facturen uit de nieuwe bonnen maken. Zolang dat niet gebeurt, is de app voor de monteur een extra klus zonder zichtbaar nut.
6Dan pas de rest van de ploeg, en dan pas de volgende module.

Wat je tegen je monteurs zegt

Het argument dat niet werkt is “het is efficiënter”. Efficiënter voor kantoor, hoort hij, en dat is meestal ook zo. Het argument dat wel werkt is concreet en gaat over zijn dag: geen bonnen meer natrekken ’s avonds, geen telefoontjes over een foto van drie weken terug, en geen discussie meer met een klant die zegt dat hij iets anders had afgesproken — want dat staat er, met zijn handtekening eronder.

En wees eerlijk over wat er slechter wordt. Ter plekke een bon invullen op een telefoon duurt in het begin langer dan een krabbel op papier. Dat wordt korter, maar niet op dag één, en dat kun je maar beter zelf zeggen voordat hij het zelf ontdekt.

Wat je in de eerste week instelt, en wat je beter kunt laten staan: Hulp bij Veldly.

Vragen

Hoe lang duurt een overstap?: Het inrichten is een dag of twee. De ploeg eraan laten wennen duurt twee tot vier weken, en dat is het deel dat je moet plannen. Een leverancier die zegt dat je morgen draait, heeft het over het eerste deel.
Moeten we alles tegelijk overzetten?: Nee, en je moet het ook niet willen. Klanten en artikelen wel, want zonder die twee werkt niets. Historie van oude werkbonnen zelden: die staat er al, en hem overzetten kost meer dan hem opzoeken op de paar momenten dat je hem nodig hebt.
Wat als een monteur echt niet wil?: Dat komt voor, en het is bijna nooit onwil. Meestal is het een telefoon die te oud is, een scherm dat hij niet kan lezen met werkhandschoenen aan, of een keer een bon kwijtgeraakt. Vraag waar het misging voordat je het als houding behandelt.

Verder lezen

Liever zien hoe wij het doen?

Twintig minuten met een klus van jezelf erbij. Geen slides, en als het niet past zeggen we dat.

Plan een demo Alle stukken