Een werkbon-app voor je monteurs kiezen: waar let je op?

De meeste werkbon-apps zien er in een demo hetzelfde uit: een lijstje klussen, een formulier, een handtekeningvak. Het verschil zit in wat er gebeurt op de plekken waar een demo nooit komt. Een meterkast in een kelder, een monteur met handschoenen aan, een klant die al weg is voordat de bon af is, en kantoor dat de volgende ochtend een factuur moet maken van wat er is ingevuld.

Hieronder de vragen die je stelt voordat je kiest. Ze gelden voor elk pakket, ook het onze.

1. Wat doet hij zonder bereik?

Vraag niet óf hij offline werkt, want dat zegt bijna iedereen. Vraag wat er gebeurt als de monteur halverwege de bon zijn bereik verliest, de app afsluit en er pas twee uur later weer verbinding is. Staat alles er dan nog? Gaat het vanzelf de deur uit, of moet hij op een knop drukken die hij vergeet? En wat als iemand op kantoor intussen dezelfde bon heeft aangepast: wint er stilletjes één versie, of krijg je beide te zien?

Test dit zelf, niet in de demo van de leverancier. Zet je telefoon in vliegtuigmodus, vul een bon half in, sluit de app, en zet het netwerk pas een uur later weer aan. Kijk dan wat er op kantoor binnenkomt. Dat kost je tien minuten en zegt meer dan elke functielijst.

2. Kan de monteur om de verplichte dingen heen?

Een foto die verplicht is maar overgeslagen kan worden, is niet verplicht. Vraag of je zelf kunt bepalen welke foto's er bij een soort klus horen, en wat er gebeurt als de monteur er een overslaat: houdt de app hem tegen, of ziet kantoor het pas als de bon binnen is? Anders ben je over drie maanden weer aan het bellen om die ene foto van de meterkast.

3. Wat staat er op de bon als hij dicht is?

• Uren met begin- en eindtijd, niet alleen een totaal.
• Materiaal met aantallen, en of dat ook van je voorraad af gaat.
• Foto's in soorten die jij hebt bedacht, zodat je ze later terugvindt.
• De handtekening van de klant met zijn naam erbij.
• Of hij na het tekenen nog stilletjes aan te passen is. Het antwoord hoort nee te zijn.

Een volledige voorbeeldbon om naast de app te leggen die je bekijkt: Gratis voorbeeldwerkbon.

4. Wat gebeurt er daarna?

Dit is de vraag die het vaakst wordt overgeslagen. Een losse werkbon-app lost het probleem in het veld op en verplaatst het naar kantoor: daar typt iemand de bon alsnog over in de factuur. Vraag dus of de afgeronde bon zonder overtypen een factuur wordt, met de uren tegen je eigen tarieven en het materiaal erop, en of die factuur daarna door kan naar je boekhouding.

5. Is het een echte app?

Sommige werkbon-apps zijn een website die zich voordoet als app. Dat merk je niet in de demo, wel bij de camera, bij het scannen van materiaal en bij werken zonder bereik. Vraag of het een app is voor iPhone én Android, en probeer hem op het oudste toestel dat in je bussen rondrijdt.

6. Kun je er weer uit?

Vraag hoe je je gegevens eruit krijgt als je ooit weggaat: klanten, bonnen, foto's. Een leverancier die daar geen rechtstreeks antwoord op heeft, rekent erop dat je blijft omdat vertrekken te veel werk is.

Laat je niet overtuigen door het aantal functies. Een app met veertig schermen die je monteurs niet gebruiken, levert minder op dan een app met vier die ze wél gebruiken. Laat in de proefperiode een van je monteurs een week lang echte klussen doen, niet jezelf.

Hoe de werkbon in Veldly werkt, en wat hij niet doet: Digitale werkbon.