Werkbon

Declaratiesoorten

De soorten waaronder bonnetjes en declaraties vallen, zoals materiaal of brandstof.

1. 1Voeg soorten toe, hernoem ze of verander de volgorde.
2. 2De lijst staat in deze volgorde bij het invoeren van een bon, op de werkbon en bij Declaraties.
3. 3Op Declaraties zie je per soort wat er is uitgegeven.
4. 4Bonnen uit de monteursapp hebben (nog) geen soort.

Let op: Een soort uitzetten verwijdert niets: bestaande bonnen houden hun soort.

Bedragen op de werkbon

Of je klant op de werkbon ziet wat het kost, of pas op de factuur.

1. 1Uit: de werkbon toont alleen wat er gedaan is: welke uren, welk materiaal, welke bonnetjes.
2. 2Aan: ook uren maal uurtarief, materiaal maal stukprijs, de bonnetjes met hun btw-tarief en onderaan een totaal excl. btw.
3. 3De bedragen op de werkbon zijn een indicatie; de factuur blijft leidend.

Meerwerk: akkoord van de klant via een link

Kantoor stuurt de klant een link om online akkoord te geven op meerwerk, zonder offerte.

1. 1Aan (standaard uit): in het zijpaneel van een meerwerkmelding staat de knop Akkoord-link versturen. Dat kan zodra de melding regels met een bedrag heeft en er nog geen akkoord of offerte op is.
2. 2De klant krijgt een mail in jullie huisstijl, of je kopieert de link en deelt hem zelf via WhatsApp. Hij ziet de omschrijving, de foto's, de regels en het bedrag excl. en incl. btw, en tekent met naam en handtekening, of laat weten dat hij niet akkoord is.
3. 3Een akkoord komt bij het factureren van de klus vanzelf als regel op de factuur, net als akkoord ter plekke. Bij minderwerk bevestigt de klant dat zijn opdracht lager uitvalt; het komt dan als aftrekregel ("Minderwerk: …") op de factuur, zolang die niet onder € 0 komt.
4. 4Kantoor krijgt een mail als de klant de link voor het eerst opent, akkoord geeft of afwijst (naar het kantooradres, anders naar wie hem verstuurde); in het zijpaneel staat het in de tijdlijn.

Let op: Het bedrag ligt vast op het moment van versturen. Wijzig je daarna de regels of de omschrijving, dan vervalt de link en stuur je een nieuwe. Een link is dertig dagen geldig en kun je intrekken. Meerwerk met regels in verschillende btw-tarieven gaat via een offerte.

Werkbonnen nakijken

Of kantoor opgeleverde werkbonnen nakijkt, en of een complete werkbon zichzelf goedkeurt.

1. 1Nakijken aan: elke opgeleverde werkbon staat bij Werkbonnen in de tab Na te kijken tot iemand hem goedkeurt of terugstuurt naar de monteur. Op de werkbon staan de knoppen Goedkeuren en Terug naar monteur; in de lijst kun je ook meerdere tegelijk goedkeuren.
2. 2Terugsturen gaat met een opmerking. De monteur krijgt die als pushbericht en ziet hem in de app bij de klus.
3. 3Automatisch goedkeuren (standaard uit): een werkbon met handtekening, ingevulde formulieren, minstens één foto en een tijd op locatie binnen de marge van de planning keurt zichzelf goed. De marge stel je zelf in (standaard 25 procent). Met Alle complete goedkeuren keur je in één keer goed wat al compleet is.
4. 4Velly kan apart twee dingen doen: meekijken bij het nakijken en melden wat opvalt (alleen kantoor ziet het), en een klantvriendelijke samenvatting voorstellen die kantoor aanpast. Kantoor beslist altijd zelf. Dat werkt alleen met de proef of de uitbreiding Velly; zonder blijven alleen de vaste controles staan.

Let op: Eigenaar, beheerder en planner keuren goed of sturen terug. Wat ontbreekt staat op de werkbon bij Controle door kantoor.

Werkbon inspreken

Monteurs de werkbon laten inspreken in plaats van typen.

1. 1Zet het aan, dan krijgen je monteurs een knop om de werkbon in te spreken.
2. 2De opname wordt tekst, en die tekst wordt een ingevulde werkbon die de monteur eerst ziet en bevestigt.
3. 3De opname zelf bewaren we niet, de uitgetypte tekst dertig dagen.

Let op: Het staat uit tot je het aanzet: het kost per keer, en er gaat een opname de deur uit. Naast de schakelaar zie je hoeveel minuten er deze maand nog zijn.

Bonnetjes uitlezen

Bedragen en btw van een bonnetje automatisch laten uitlezen van de foto.

1. 1Zet het aan. Na het fotograferen of uploaden van een bon gaat de foto naar een AI-model (Claude van Anthropic).
2. 2Dat leest leverancier, datum, bedragen en btw uit en stelt ze voor. Je monteur of kantoor neemt ze over of past ze aan; er wordt nooit iets vanzelf opgeslagen.
3. 3Dezelfde schakelaar geldt voor de pdf of foto van een inkoopfactuur bij Crediteuren. Samen hooguit 500 uitlezingen per maand.
4. 4De foto bewaren we zoals elke bon, een jaar. Wat eruit gelezen is gaat tegelijk weg.

Let op: Het staat uit tot je het aanzet: het kost per bon, en de foto gaat naar een externe dienst.

Hoe lang bewaren we foto's bij een werkbon?

Hoe lang foto's bij een werkbon bewaard blijven.

1. 1Kies 2, 5 of 7 jaar, of nooit automatisch verwijderen. Bij elke keuze staat waarom je hem zou kiezen.
2. 2Na die termijn verdwijnt alleen de afbeelding. De werkbon houdt bij dat er een foto was, van welke soort, wie hem maakte en wanneer.
3. 3Een maand van tevoren krijg je een melding.

Let op: Foto's van een meterkast of oprit zijn gegevens van je klant. Jij bent verantwoordelijk voor de termijn en moet kunnen uitleggen waarom je hem kiest.

Herinneringen over meerwerk

Kantoor hoort elke ochtend welk meerwerk te lang wacht; de klant krijgt alleen een herinnering als je dat aanzet.

1. 1Meerwerk dat blijft liggen: ligt gemeld meerwerk langer dan het aantal dagen open en deed niemand er iets mee, dan krijgen eigenaar, beheerder en planner een melding in de app en per mail.
2. 2Offerte voor meerwerk zonder antwoord: reageert de klant na het aantal dagen niet op de offerte voor het meerwerk, dan krijgt kantoor een melding, met erbij of de klant de offerte opende.
3. 3Klant herinneren (standaard uit): de klant krijgt dan één mail op naam van je bedrijf met de link naar de offerte. Niet als hij zich afmeldde, niet als de offerte verlopen is, en niet als een automatisering met de trigger "Offerte heeft nog geen antwoord" hem al herinnert. Ligt de offerte al meer dan 14 dagen over de drempel, dan krijgt de klant geen herinnering meer.
4. 4Elke herinnering gaat één keer, niet elke ochtend opnieuw. Het aantal dagen (1 tot 90) kies je bij Melden na en Klant reageert niet binnen; verander je het, dan telt de nieuwe drempel.

Let op: Alleen een eigenaar of beheerder past dit aan. Wil je meer, zoals een taak of een mail bij elke melding? Maak een automatisering met "Er is meerwerk gemeld".