Spring naar de inhoud
Betaal Veldly pas vanaf 1 januari
Veldly

Handleiding · Instellingen

Planning

Planbord en dashboard, taak uit bericht, onderhoudscontracten en projectfasen.

Planbord en dashboard

Onderdelen van het planbord, het dashboard en de monteursapp aan- of uitzetten.

  1. 1Elke schakelaar zet één onderdeel aan of uit, bijvoorbeeld de routekaart, het weektotaal uren in de monteursapp, of of een monteur een nieuwe klant mag aanmaken.
  2. 2Onder elke schakelaar staat wat hij precies doet. Wat je uitzet, verdwijnt voor iedereen in je bedrijf.
  3. 3Je stelt hier ook de begintijd in die vooraf ingevuld staat als een monteur zijn uren als "van–tot" intypt (standaard 07:00).
  4. 4Weer tonen (standaard aan): kantoor ziet het weer op het dashboard en in de agenda; klanten zien het niet. Wat de monteur in de app mag, stel je ook in met de knop Monteursapp op Medewerkers.

Let op: De opties voor Slimme routes horen bij een betaalde uitbreiding. Zonder die uitbreiding zie je ze als aanbod.

Taak uit bericht

Een nieuwe taak laten invullen uit een mail, foto of WhatsApp-bericht.

  1. 1Open Nieuwe taak (op het planbord of via Taken) en klik bovenaan op "Taak uit bericht".
  2. 2Plak de tekst van een mail of WhatsApp-bericht, of kies een .eml- of .msg-bestand, een foto, schermafbeelding of PDF, en klik op Lees uit.
  3. 3Velly zoekt de klant op tussen je bestaande klanten (op e-mail, telefoon of naam) of stelt een nieuwe klant voor. Je kiest zelf welke het is.
  4. 4Controleer wat Velly vond en klik op Overnemen in Nieuwe taak. Klant, adres, soort werk en omschrijving komen in de velden, contactpersoon en spoed bij Bijzonderheden. Klik daarna zelf op Taak aanmaken: er wordt nooit iets vanzelf aangemaakt.

Let op: Het bericht gaat naar een AI-model (Claude van Anthropic) en wordt niet bewaard. Elke keer uitlezen telt als één vraag aan Velly.

Onderhoudscontracten als taak

Of de beurten van onderhoudscontracten vooruit als open taak bij "In te plannen" komen.

  1. 1Aan: elke nacht maakt Veldly van elk actief contract met periodiek onderhoud de beurten binnen het aantal dagen vooruit als open taak. Klant, locatie, taaksoort en duur komen uit het contract.
  2. 2Op de taak en het planbord staat "Onderhoudscontract · beurt 2/4", zodat je ziet welke beurt het is. Op het contract zie je welke taken eruit kwamen.
  3. 3De speling bepaalt het planbare venster: van zoveel dagen vóór tot zoveel dagen na de beurtdatum (standaard 30 dagen vooruit en 14 dagen speling). Heeft het contract geen taaksoort, dan wordt het de taaksoort Onderhoud.
  4. 4Is de werkbon opgeleverd, dan wordt de beurt op het contract afgevinkt.

Let op: Er wordt niets ingepland en er gaat niets naar de klant. Uit: de taak verschijnt op de dag van de beurt zelf, zoals voorheen.

Online boeken

Klanten boeken zelf een taaksoort en kiezen daarna een moment, zonder te bellen.

  1. 1Kies welke taaksoorten klanten mogen boeken: open de taaksoort bij Taaksoorten, ga naar de tab Online boeken en zet "Online boekbaar" aan. De taaksoort heeft een standaardduur nodig (tab Planning); daar kun je ook een omschrijving voor de klant invullen. In de lijst staat dan "Online boekbaar" bij de soort.
  2. 2Zet hier Online boeken aan. Je krijgt een link naar je eigen boekingspagina en een code om hem als widget op je website te zetten. In het klantportaal staat dan ook "Nieuwe afspraak boeken".
  3. 3Boekt een klant, dan komt er een taak bij met de taaksoort. Het eerste vrije moment staat voorlopig in de agenda, met een paar andere momenten waaruit de klant kiest. Pas als de klant bevestigt staat de afspraak vast.
  4. 4Je krijgt een mail en ziet de boeking bij Te doen op het dashboard. Is er geen vrij moment, dan staat de taak bij In te plannen.

Let op: De pagina toont je bedrijfsnaam, logo en kleur, nooit die van Veldly. Per adres en per dag zit er een grens op het aantal boekingen.

Projectfasen

De kolommen op het projectbord: welke er aan staan, hoe ze heten en in welke volgorde.

  1. 1Zet een fase aan of uit, geef hem een andere naam, of verplaats hem met de pijltjes.
  2. 2Een project schuift vanzelf door naar Offerte als de offerte verstuurd is, naar Aanbetaling binnen als de aanbetaling betaald is, naar Planning als er een afspraak is ingepland en naar Gefactureerd als er een factuur verstuurd is.
  3. 3Dat gaat alleen vooruit, nooit terug, en alleen naar een fase die aan staat. Je kunt een project altijd zelf verplaatsen.

Let op: De startfase kan niet uit: daar begint elk nieuw project. Zet je een fase uit terwijl er nog projecten in staan, dan blijft de kolom zichtbaar tot ze eruit zijn.

Liever stap voor stap leren?

Dit is naslag. In de Academie staat hetzelfde onderwerp als les, met vragen om jezelf te controleren.

Er niet uitgekomen?

Vraag het Velly in de app: in Veldly vind je hem rechtsonder. Of mail ons op hallo@veldly.nl, met een schermafbeelding van waar je zit.

Mail onsVeelgestelde vragen