Handleiding · Instellingen

Voorraad en materieel

Reserveren en bestellen, materieel en keuringen, dagpassen, wat er in bruikleen is en herinneringen over vervaldatums.

Voorraad

Reserveren voor ingeplande taken, het automatische bestelvoorstel en wat monteurs uit de app melden.

1Materiaal reserveren: wat op de materiaallijst van een ingeplande taak staat, telt als gereserveerd tot de taak klaar of geannuleerd is of het materiaal op de werkbon staat. Bij de voorraad zie je dan op voorraad, gereserveerd en vrij.
2Dagen vooruit kijken: hoe ver vooruit de reservering en het bestelvoorstel naar ingeplande taken kijken (standaard 14 dagen).
3Het bestelvoorstel staat onder Voorraad → Inkoop → Bestelvoorstel: per leverancier wat onder het minimum of bestelpunt komt plus wat de taken nodig hebben, min wat al onderweg of in concept staat. Met één klik maak je één concept-order per leverancier.
4Elke ochtend klaarzetten (standaard uit): het voorstel staat elke ochtend vanzelf klaar als concept-order per leverancier. Er gaat nooit vanzelf iets naar een leverancier; kantoor verstuurt.
5Monteur meldt bijna op: een melding uit de app zet het artikel op het bestelvoorstel. Langzaam lopend: na zoveel dagen zonder verbruik (standaard 90) heet een artikel langzaam lopend.
6Velly bij voorraad (standaard aan): op de voorraad en het bestelvoorstel kan kantoor Velly laten vooruitkijken ("Velly kijkt vooruit"): tekorten voor ingeplande klussen en seizoenspatronen van vorig jaar. Elke keer dat Velly iets te zeggen heeft telt als één vraag aan Velly.

Let op: Een artikel zonder vaste leverancier komt wel op het voorstel, maar de ochtendronde laat het aan kantoor: kies daar zelf de leverancier.

Materieel en keuringen

Of keuringen van materieel vanzelf een taak worden, en of een verlopen keuring uitgeven tegenhoudt.

1Keuring wordt een taak (standaard uit): elke nacht maakt Veldly per keuringssoort één open taak bij "In te plannen" voor de stukken waarvan de keuring binnen het aantal dagen vooruit vervalt (standaard 30), bijvoorbeeld "Keuring NEN 3140: 4 stuks". Komt er een stuk van dezelfde soort bij, dan komt het in dezelfde taak zolang die nog niet is ingepland.
2De taak staat op je eigen bedrijf als klant. Is die er nog niet, dan maakt Veldly hem aan.
3Leg je bij Materieel → Keuringsplanning (of met een selectie in de Materieel-lijst) de keuring vast, ook voor meerdere stuks tegelijk, dan gaat het stuk uit de taak. Zit er geen stuk meer in, dan gaat de taak op afgerond.
4Verlopen keuring blokkeert (standaard uit): een stuk met een verlopen keuring kan kantoor niet uitgeven en kan een monteur in de app niet meenemen. Uit: alleen een waarschuwing.
5Materieel te lang weg: is een uitgegeven stuk langer dan het aantal dagen uit en in die tijd niet gescand, dan meldt het dashboard het (standaard 30 dagen; 0 zet het uit).

Let op: In de monteursapp staat bij een verlopen keuring altijd "Keuring verlopen — niet gebruiken", ook als blokkeren uit staat.

Dagpassen

Hoeveel dagontheffingen per kenteken, wanneer Veldly herinnert, doorbelasten en het teken in de planning.

1Maximum per kenteken per jaar: vul in wat bij jullie gemeenten geldt. Veldly telt de dagontheffingen in milieuzones en zero-emissiezones per bus en waarschuwt bij een nieuwe pas boven het maximum. Leeg = niet bijhouden.
2Werkdagen vooraf: zoveel werkdagen vóór de afspraak staat een ontbrekende pas bij "Te doen" op het dashboard, met een link naar de aanvraagpagina van de zone. 0 = geen herinnering.
3Standaard doorbelasten: een nieuwe pas staat meteen op doorbelasten aan de klant.
4Teken in de planning: een klein teken op het planbord en in de agenda bij een afspraak in een zone waar de bus een pas nodig heeft en die er nog niet is.
5Melding de avond ervoor (standaard aan): de monteur krijgt 's avonds een pushmelding als hij morgen een pas nodig heeft.

Let op: Welke bus zonder pas een zone in mag, stel je per zone in bij Dagpassen. Veldly kent geen regels van gemeenten; het legt jullie regels naast de RDW-gegevens van de bus.

Herinneringen bij In bruikleen

Kantoor hoort elke ochtend wat er bij In bruikleen aan de beurt is: te laat terug, vervangen en keuringen.

1Te laat terug: is gereedschap na de datum bij "verwacht terug op" nog niet ingeleverd, dan krijgen eigenaar, beheerder en planner een melding in de app en per mail.
2PBM en kleding vervangen: een melding een aantal dagen (standaard 30) voor de vervangdatum, en nog één keer als die voorbij is. De vervangdatum komt uit de vervangtermijn in de catalogus.
3Keuring: voor stukken met een keurinterval in de catalogus (harnas, ladder) een melding voor en na de keurdatum.
4Ook de medewerker zelf (standaard uit): de medewerker krijgt dan een pushmelding over zijn eigen spullen. De klant krijgt hier nooit iets.
5Alles staat in één bericht per ochtend, en elke herinnering gaat één keer. Verander je het aantal dagen, dan telt de nieuwe drempel.

Let op: Alleen een eigenaar of beheerder past dit aan. Wil je meer, zoals een taak bij elk signaal? Maak een automatisering met "Bruikleen-signaal".

Herinneringen over vervaldatums

Kantoor hoort op tijd wat er verloopt: APK, verzekering, certificaten, rijbewijzen, keuringen en documenten met een vervaldatum.

1Kies twee momenten vooraf (standaard 30 en 7 dagen) en of er op de dag zelf nog één komt. 0 zet een moment uit.
2Eigenaar, beheerder en planner krijgen één mail per dag met alles wat op een moment aan de beurt is, gegroepeerd in verlopen, vandaag en binnenkort. Ieder ziet alleen wat hij in Veldly ook mag zien: een planner krijgt geen arbeidscontracten of VOG's.
3Ook de medewerker zelf (standaard uit): die krijgt dan een mail en een pushmelding over zijn eigen certificaten, rijbewijs en papieren, de bus waarin hij rijdt en het materieel dat hij heeft.
4Spullen in bruikleen tellen standaard niet mee: daar zijn de herinneringen bij In bruikleen al voor.
5Elke herinnering gaat één keer per datum. Komt er een nieuwe vervaldatum (nieuwe APK, nieuw certificaat), dan begint het opnieuw. De klant krijgt hier nooit iets.

Let op: Alleen een eigenaar of beheerder past dit aan. Wil je meer, zoals een taak of een mail aan de klant bij een verlopend certificaat? Maak een automatisering met "Document verloopt".

Liever stap voor stap leren?

Dit is naslag. In de Academie staat hetzelfde onderwerp als les, met vragen om jezelf te controleren.

Er niet uitgekomen?

Vraag het Velly in de app: in Veldly vind je hem rechtsonder. Of mail ons op hallo@veldly.nl, met een schermafbeelding van waar je zit.

Mail ons Veelgestelde vragen