Offertes

Geldigheid van offertes

Hoe lang een offerte standaard geldig is na het uitgeven: 14, 30, 60 of 90 dagen, of een eigen aantal.

1. 1Kies de standaard. Het uitgeefvenster van een offerte zet die termijn klaar; per offerte kies je daar nog een andere.
2. 2Is de geldigheid voorbij en heeft de klant niet beslist, dan staat de offerte in de lijst onder Verlopen. Bovenaan de lijst zie je hoeveel offertes deze week verlopen.
3. 3Verlengen doe je op de offerte zelf, of voor meerdere tegelijk: vink ze aan in de lijst en kies Geldigheid verlengen.

Let op: Een verlopen offerte kan je klant online niet meer accepteren. Verleng hem eerst als hij alsnog akkoord wil geven.

Opvolging en herinneringen

Je klant herinneren aan een offerte, een terugbeltaak voor kantoor en zien welke offertes nog niet geopend zijn.

1. 1Klant automatisch herinneren (standaard uit): na het aantal dagen zonder besluit en/of vlak voor de vervaldatum krijgt de klant een mail op naam van je bedrijf met de knop naar de offerte. Hoogstens het maximum per offerte, en elke herinnering gaat één keer.
2. 2Niet bij een geaccepteerde, afgewezen, verlopen, gearchiveerde of vervangen offerte, niet als de klant geen mail wil (toestemming per kanaal) en niet als een automatisering op "Offerte is verstuurd" of "Offerte heeft nog geen antwoord" de klant al berichten stuurt.
3. 3Herinnering sturen: op elke verstuurde offerte staat de knop in het blok Opvolging, met dezelfde tekst. Eén per offerte per dag. Daar zet je ook de automatische opvolging voor die ene offerte uit, en zie je de tijdlijn: wanneer welke herinnering ging, of waarom niet.
4. 4Terugbeltaak (standaard uit): na het aantal dagen komt er een opvolging "Offerte opvolgen" bij de klant, voor de opsteller of iemand met de gekozen rol. Je vinkt hem af op de offerte of bij Mijn opvolgingen.
5. 5Nog niet geopend (standaard aan, 3 dagen): op de offerte en het offertedashboard zie je welke offertes de klant nog niet opende. Werkt alleen als "Zien wanneer de klant de offerte opende" aan staat.
6. 6De tekst van de herinnering pas je hieronder aan, met variabelen als {klantnaam}, {offertenummer}, {vervaldatum} en {link}.

Let op: Alleen een eigenaar of beheerder past dit aan. Wie een bedrijf pas aanzet terwijl er al oude offertes liggen: offertes die al ruim over de drempel zijn, krijgen geen inhaalherinnering.

Pipeline en gewogen waarde

De pipeline op Offertes: je offertes als bord, met per kolom het aantal en de waarde excl. btw, en een gewogen pipeline.

1. 1Op Offertes kies je bovenaan Lijst of Pipeline. Zoeken en filters werken in beide hetzelfde; een opgeslagen weergave onthoudt ook welke je koos.
2. 2De kolommen: Concept, Wacht op goedkeuring, Uitgegeven (nog niet geopend), Geopend, Verloopt binnenkort, en Geaccepteerd en Verloren van de laatste 30 dagen. Een kaartje toont klant, titel, bedrag, hoe lang hij al in die kolom staat, of de klant hem opende en wie hem opstelde.
3. 3Sleep een kaartje naar Geaccepteerd om het akkoord namens de klant vast te leggen (met de keuze van de klant en het akkoordbewijs), of naar Verloren om hem met een reden op verloren te zetten. Een concept naar Uitgegeven slepen opent de offerte om hem uit te geven; er wordt niets vanzelf gemaild. Andere bewegingen kunnen niet. Zonder muis gebruik je het menu op het kaartje.
4. 4Hier stel je per kolom de kans in. De gewogen pipeline is de waarde van elke kolom maal die kans, opgeteld. Je eigen acceptatiegraad van de laatste 90 dagen staat erbij als ijkpunt.

Let op: Verlopen offertes staan niet op het bord (tab Verlopen in de lijst): verleng ze of zet ze op verloren. Per kolom toont het bord de 60 grootste; de rest vind je via de link onderaan de kolom.

Na een geaccepteerde offerte

Wat er gebeurt als je klant een offerte accepteert, en waar de factuur op gebaseerd is.

1. 1Zet aan dat er bij akkoord vanzelf een taak ontstaat, met een geschatte duur uit de arbeidsregels van de offerte.
2. 2Kies of die taak meteen op het planbord staat, of eerst als concept onder Taken, In te plannen.
3. 3Kies waar de factuur op gebaseerd is: de offerte (vaste prijs) of de werkbon (de werkelijke uren en het materiaal).

Let op: Meerwerk op een lopende klus krijgt geen eigen taak. Of het concept bij opleveren vanzelf ontstaat, stel je in bij Factureren.

Marge en goedkeuring

Inkoop en marge op offertes voor kantoor, een minimummarge, en offertes boven een bedrag of onder de minimummarge eerst laten goedkeuren.

1. 1Zet Marge tonen aan (standaard aan). Op elke offerte staat dan per regel de inkoop, de marge in euro's en procenten, per kopje en in totaal.
2. 2De inkoop komt vanzelf uit het artikel of de prijslijst, uit de calculatie, en voor arbeid uit de standaard kostprijs per uur. Per regel pas je hem aan zolang de offerte een concept is.
3. 3Vul een minimummarge in om een waarschuwing te krijgen als een regel of de hele offerte daaronder zakt.
4. 4Zet Offertes eerst laten goedkeuren aan, met een bedrag excl. btw en/of de minimummarge, en kies wie mag goedkeuren (standaard eigenaar en beheerder).
5. 5Wie zonder die rol een offerte wil versturen, biedt hem ter goedkeuring aan. De goedkeurders krijgen een mail en een pushmelding, keuren goed (met een opmerking als ze willen) of af met een reden. Daarna kan de opsteller versturen.

Let op: Wijzigt de offerte na de goedkeuring, dan vervalt die en moet hij opnieuw worden aangeboden. Inkoop en marge staan nooit op de pdf, de akkoordpagina of in een mail aan de klant.

Velly stelt offertes op

Beschrijf het werk en Velly zet een concept-offerte klaar met regels en prijzen uit je eigen administratie.

1. 1Klik in Nieuwe offerte op "Laat Velly een offerte opstellen". Kies de klant, beschrijf het werk en voeg eventueel foto's of een PDF toe.
2. 2Vanaf een melding, een taak of een mail kan het ook: "Offerte maken met Velly" neemt die tekst mee. In de Velly-chat vraag je "maak een offerte voor ..." en bevestig je met een knop.
3. 3Velly kiest regels uit je artikelen, taaksoorten (met hun vaste prijs en standaardregels), uurtarieven, sjablonen en eerdere offertes van deze klant of dit soort werk. De prijs komt altijd uit die bron.
4. 4De concept-offerte opent met bovenaan "Velly heeft dit opgesteld": per regel de bron, en wat je moet nakijken, zoals een regel zonder prijs (€ 0,00) of een aangenomen aantal.
5. 5Controleer de regels, pas aan wat niet klopt en geef de offerte zelf uit. Velly verstuurt nooit iets.

Let op: De omschrijving en de bijlagen gaan naar een AI-model (Claude van Anthropic) en worden niet bewaard. Telt als één vraag aan Velly, twee met foto's of een PDF; met de proef of de uitbreiding Velly, niet gratis.

Aanbetaling op offertes

Een deel van het offertebedrag vooraf factureren bij akkoord, en verrekenen op de eindfactuur.

1. 1Zet aan dat nieuwe offertes standaard een aanbetaling vragen, en kies het percentage.
2. 2Kies wat er gebeurt als de klant akkoord geeft: niets (je maakt de factuur met een knop op de offerte), een concept-factuur klaarzetten, of de aanbetalingsfactuur meteen versturen.
3. 3Op de eindfactuur gaat de aanbetaling er vanzelf af, zodra de aanbetalingsfactuur is uitgegeven.

Let op: Per offerte kun je de aanbetaling aan- of uitzetten en het percentage aanpassen, zolang hij nog een concept is.

Redenen voor verloren offertes

Waarom je offertes verliest: een vaste reden bij elke afwijzing, zodat je kunt tellen waar het misgaat.

1. 1Zet je een verstuurde offerte op verloren (Meer → Verloren zetten), dan kies je een reden: te duur, te laat of levertijd, gekozen voor een concurrent, geen budget, uitgesteld, project gaat niet door of overig, met een toelichting als je wilt.
2. 2Wijst de klant zelf af via de link, dan kan hij ook een reden kiezen, in zijn eigen woorden (bijvoorbeeld "De prijs is hoger dan ik had verwacht").
3. 3Voeg hier eigen redenen toe die bij jouw vak passen, en kies of kantoor altijd een reden moet opgeven.
4. 4Onder Rapporten → Offertes zie je per reden hoeveel offertes en welk bedrag je verloor, per opsteller en per taaksoort, ook als CSV.

Let op: Een eigen reden weghalen verandert niets aan offertes die al met die reden verloren zijn. De reden van een afgewezen offerte pas je aan op de offerte zelf.

Akkoord en bewijs

Wat er bij een akkoord op een offerte vastligt, en of de klant eerst een code per mail krijgt.

1. 1Bij elk akkoord, online of door kantoor namens de klant, staan moment, naam, afgekort IP-adres, browser, gekozen opties, bedrag en een vingerafdruk van de offerte vast. Je ziet het op de offerte in het blok Akkoordbewijs.
2. 2Achter de offerte komt een bewijspagina met naam, handtekening, moment en vingerafdruk. Die pdf download je vanaf de offerte; hij staat ook bij de documenten van de klant.
3. 3Zet Bevestiging met getekende offerte aan als de klant na een online akkoord die pdf per mail moet krijgen.
4. 4Zet Verificatiecode aan als de klant vóór het akkoord een code van 6 cijfers moet invullen die naar zijn e-mailadres op de offerte gaat. Met een bedrag vraag je de code alleen bij grotere offertes.

Let op: De code gaat alleen per mail (geen sms) naar het adres van de klant op de offerte. Staat daar geen adres, dan kan de klant met code aan niet online tekenen.

Offertepagina van je klant

Wat je klant op zijn offertepagina ziet en kan: foto's en video, vragen stellen, de aanbetaling direct betalen en zijn contactpersoon.

1. 1Zet Foto's en video aan. Op de offerte zie je dan het blok Voor de klant: voeg foto's toe (jpg, png of webp, max. 10 MB, 12 per offerte) en plak eventueel een YouTube- of Vimeo-link. Ze staan bovenaan de offertepagina en bij de offerte in het klantportaal, niet als bijlage in de mail.
2. 2Zet Vragen stellen aan. Je klant typt op de offertepagina een vraag; jij krijgt een mail en ziet het gesprek op de offerte in het blok Voor de klant. Je antwoord gaat per mail naar de klant met een link terug naar de offerte.
3. 3Zet Aanbetaling direct online betalen aan als je de betaalknop (Mollie) hebt gekoppeld. Na een online akkoord op een offerte met aanbetaling maakt en verstuurt Veldly de aanbetalingsfactuur meteen, en ziet je klant de knop Betaal de aanbetaling.
4. 4Zet Contactpersoon aan om bovenaan de offerte de naam van de opsteller en het telefoonnummer en mailadres van je bedrijf te tonen.

Let op: Aanbetaling direct online betalen gaat vóór de keuze bij Aanbetaling op offertes (concept of handmatig): zonder uitgegeven factuur valt er niets te betalen. Zonder betaalknop ziet je klant de overboekgegevens.

Termijnfacturen

Een geaccepteerde offerte in delen factureren: termijnen in procenten of bedragen, het restant bij de slottermijn.

1. 1Zet termijnfacturen aan en stel het standaardschema in, bv. 30% bij opdracht, 60% bij start en het restant bij oplevering.
2. 2Op een geaccepteerde offerte (of op het project) zet je het schema op; per termijn kies je een percentage of een bedrag excl. btw.
3. 3Per termijn maakt "Factureer termijn" een conceptfactuur, met de btw naar rato van de offerte. Met Schema aanpassen of Schema weghalen wijzig je het schema op de offerte.
4. 4De slottermijn (Factureer slottermijn) is de eindfactuur: alle offerteregels, min de aanbetaling en de uitgegeven termijnen. Zo klopt het totaal op de cent.

Let op: Het schema ligt vast zodra er een termijn is gefactureerd. Een termijnfactuur die nog een concept is, wordt niet verrekend: verstuur of annuleer hem vóór de slottermijn.

Standaardteksten onder de prijzen

Vaste teksten onder de prijzen, zoals planning, garantie of wat er niet inbegrepen is.

1. 1Voeg hier een standaardtekst toe, of typ op een offerte een tekst en kies "Opslaan als standaardtekst".
2. 2Op een offerte kies je "Standaardtekst invoegen" en pas je de tekst daarna gewoon aan.
3. 3Hier bewerk of verwijder je de standaardteksten ook.

Formulieren van opdrachtgevers

Welke opdrachtgever welk formulier gebruikt, en waar het getekende formulier heen gaat.

1. 1Kies per formulier de opdrachtgever die het gebruikt.
2. 2Op een taak van die opdrachtgever staat het formulier dan klaar.
3. 3Het getekende formulier gaat naar het adres dat je hier invult. Per formulier kun je dat later nog aanpassen.
4. 4Onder Bewaarde posten (meerwerk) hernoem of verwijder je de meerwerkposten die je op een formulier bewaarde. Op een formulier kies je ze weer bij Post toevoegen.

Calculaties: opslagen en sjablonen

Standaardopslagen voor nieuwe calculaties (onvoorzien, AK, W&R) en je calculatiesjablonen.

1. 1Vul de percentages in die een nieuwe calculatie standaard krijgt. Per calculatie pas je ze nog aan in het zijpaneel.
2. 2De opslagen stapelen: onvoorzien over het subtotaal, AK over subtotaal + onvoorzien, W&R over alles ervoor.
3. 3Op de offerte zitten de opslagen verdeeld in de regels: je klant ziet ze niet, het totaal is precies dat van de calculatie.
4. 4Sjablonen maak je op een calculatie met Meer → Opslaan als sjabloon; bij Nieuwe calculatie kies je er een. Hier hernoem of verwijder je ze.