Facturen en betalen

Facturen

Onderdelen van je facturen aan of uit zetten.

1. 1Geopend: zie op de factuur wanneer je klant de betaallink opende, met een tijdlijn.
2. 2Referentie verplicht zet je per klant; eigen mailteksten onder Facturen → Mailteksten.

Let op: Velly-controle: alleen met proef of uitbreiding Velly.

Betaalknop op je facturen

Een betaalknop (iDEAL) in je factuurmail, via je eigen Mollie-account.

1. 1Koppel je eigen Mollie-account met je sleutel. Je klant kan dan met iDEAL betalen vanuit de factuurmail, op jouw rekening.
2. 2Zonder koppeling staat je rekeningnummer op de factuur en maakt je klant het bedrag zelf over.
3. 3Je sleutel wordt versleuteld bewaard en daarna nooit meer getoond. Ben je hem kwijt, maak dan in Mollie een nieuwe.

Let op: Met een test-sleutel lijkt alles te werken, maar komt er nooit geld binnen. Het blok waarschuwt als je in testmodus staat.

Automatische incasso op contracten

Contractfacturen automatisch afschrijven bij klanten met een SEPA-machtiging, via je eigen Mollie-account.

1. 1Koppel eerst je Mollie-account (Betaalknop op je facturen) en zet in je Mollie-dashboard SEPA-incasso aan.
2. 2Zet het hier aan. Vraag daarna op de klantpagina (tabblad Instellingen) een machtiging aan per mail of met Alleen link maken, of leg een getekend papieren formulier vast.
3. 3Een factuur uit een servicecontract van die klant wordt bij versturen ingepland: de mail en de pdf noemen bedrag, datum en rekening, en er staat geen betaalknop bij.
4. 4Afschrijven gebeurt op de vervaldatum, nooit eerder dan 14 dagen na versturen. Lukt het niet, dan krijg je een melding en nemen de gewone herinneringen het over.

Let op: Mollie incasseert hoogstens € 1.000 per factuur; een duurdere factuur gaat met een betaallink. Een klant kan een afschrijving binnen 8 weken laten terugboeken; de factuur staat dan weer open.

Betalingsherinneringen

Automatisch een betalingsherinnering naar je klant als een factuur te laat is.

1. 1Zet het aan, dan krijgt je klant een herinnering als een factuur 7, 14 en 30 dagen te laat is.
2. 2De herinnering gaat op jouw naam naar de klant. Koppel je onder Berichten je eigen mailbox, dan komt hij ook echt van jouw adres; anders van het adres van Veldly, met jouw adres als antwoordadres.
3. 3Staat het aanmaningstraject aan, dan neemt dat de herinneringen over.

Let op: Aanzetten werkt met terugwerkende kracht: facturen die nu precies 7, 14 of 30 dagen te laat zijn, krijgen de eerstvolgende ochtend een mail.

Aanmaningstraject

Na de herinnering een aanmaning en een laatste brief met de incassokosten.

1. 1Het traject vervangt het vaste ritme van de herinneringen door vier stappen: herinnering, aanmaning, laatste brief en de markering "naar incasso".
2. 2Voor een particulier is de laatste brief de veertiendagenbrief; voor een zakelijke klant een laatste aanmaning met het vaste bedrag van € 40 en, als je dat wilt, de wettelijke handelsrente.
3. 3Elke stap gaat één keer per factuur, op jouw naam (van je eigen adres als je je eigen mailbox koppelt). Per stap kies je of hij meedoet en hoeveel dagen na de vervaldatum hij uitgaat, plus hoeveel dagen er minstens tussen twee brieven zitten.
4. 4"Naar incasso" is alleen een markering voor kantoor, te zien bij Debiteuren. Er gaat geen mail uit en er wordt niets overgedragen. De teksten van de brieven pas je aan bij Berichten.

Let op: Aanzetten werkt met terugwerkende kracht. Dit is geen juridisch advies: laat teksten en termijnen controleren voordat je het aanzet. Het rentepercentage vul je zelf in en houd je bij.

Debiteuren

Wat er rond herinneringen gebeurt: seintje vooraf, WhatsApp, de ochtendmail, de bank-check en je eigen tekst per stap.

1. 1Geen herinnering als het bedrag al op de bank staat (standaard aan): vlak voor elk bericht kijken we naar open bijschrijvingen en Mollie-betalingen die bij de factuur passen. Zo ja, dan gaat er niets uit en zie je bij Vandaag opvolgen "herinnering tegengehouden".
2. 2Seintje vóór de vervaldatum: één mail een instelbaar aantal dagen vooraf, één keer per factuur.
3. 3Herinneringen ook per WhatsApp: naast de mail, met een knop naar de betaallink. Alleen met WhatsApp ingericht, online betalen aan, een mobiel nummer en zonder afmelding van de klant.
4. 4Ochtendmail: elke ochtend de lijst "Vandaag opvolgen" naar financieel (of eigenaar en beheerders), alleen als er iets op staat.
5. 5Teksten per stap: per stap en apart voor particulier en zakelijk, met voorbeeld. In de laatste brief moet {{wettelijke_tekst}} blijven staan; daar zetten wij bedrag, termijn en incassokosten.

Let op: Een betwiste factuur of een lopende betaalbelofte zet het traject altijd stil; daar is geen schakelaar voor.

Kredietlimiet en blokkade

Waarschuwen of blokkeren als een klant boven zijn kredietlimiet zit, geblokkeerd is of te lang te laat betaalt.

1. 1Zet de bewaking aan en kies per punt wat er gebeurt: alleen waarschuwen, of blokkeren. Dat kan voor het uitgeven van een offerte en voor het inplannen van nieuw werk.
2. 2De limiet (hoeveel er hoogstens open mag staan) of een blokkade met reden leg je per klant vast op de klantpagina, tab Financieel (onderdeel Debiteur). Optioneel telt ook een factuur die meer dan het gekozen aantal dagen te laat is.
3. 3Een eigenaar of beheerder kan een klant tijdelijk vrijgeven, met reden en tot een datum. Elke vrijgave blijft in het logboek bij de klant staan.
4. 4De monteur wordt nooit tegengehouden bij het starten van een werkbon. Zet je "Monteur ziet een melding bij de afspraak" aan, dan ziet hij een melding, zonder bedragen.

Let op: Bestaand werk blijft staan: een afspraak verzetten of een offerte die al uitgegeven is, valt er niet onder.

Opslag op doorbelaste bonnetjes

Een opslag op bonnetjes die je doorbelast aan je klant.

1. 1Vul een percentage in. Je ziet meteen wat een bon van € 100 dan wordt.
2. 2De opslag wordt gerekend over het bedrag exclusief btw.
3. 3Per klant kan hiervan worden afgeweken.

Peppol

E-facturen versturen over het Peppol-netwerk, rechtstreeks naar de boekhouding van je klant.

1. 1Zet Peppol aan. Daarna staat op elke uitgegeven factuur de knop "Verstuur via Peppol": je klant ontvangt de factuur dan in zijn eigen boekhouding, zonder pdf en zonder overtypen.
2. 2Je ziet hoeveel e-facturen je deze maand van je bundel hebt verstuurd.
3. 3Het blok laat zien hoe ver je aanmelding is, en of jij nog iets moet doen, zoals de verificatie afronden.

Let op: Je verstuurt e-facturen uit een bundel per maand; de teller laat zien hoeveel je nog hebt. Wat je niet gebruikt, vervalt aan het eind van de maand.

Crediteuren

Alles voor de facturen van je leveranciers op één plek: goedkeuren, hoe ze binnenkomen, boekhoudcodes en automatisch boeken.

1. 1Goedkeuren en drempels: wanneer een inkoopfactuur afwijkt van de inkooporder, en of hij eerst goedgekeurd moet worden voordat hij betaald wordt. Wie mag goedkeuren kiest alleen de eigenaar.
2. 2Facturen automatisch binnen laten komen: maak een eigen mailadres voor inkoopfacturen, kies van welke afzenders je ze accepteert, en zet Peppol-facturen ontvangen aan. Wat binnenkomt staat op Crediteuren bij Binnengekomen.
3. 3Boekhoudcodes: wat je gekoppelde boekhoudpakket nodig heeft om inkoopfacturen te boeken.
4. 4Bankafschrift: zet automatisch boeken aan, dan wordt een zekere match bij het inlezen meteen als betaling geboekt.

Let op: Op Crediteuren brengt de knop Instellingen je ook hier. Automatisch boeken geldt voor afschrijvingen én bijschrijvingen.