Berichten

Afspraakvoorstel versturen

Waarlangs je klant de vraag krijgt of het voorgestelde moment uitkomt: mail, WhatsApp of allebei.

1. 1Het voorstel gaat alleen uit bij een taak met de tag Automatisch mailen of Datumvoorstel (of hoe jullie die tags genoemd hebben). Zonder een van die tags krijgt de klant niets.
2. 2Per mail krijgt je klant de knoppen "deze afspraak is goed" en "dit moment past niet".
3. 3Via WhatsApp krijgt hij dezelfde vraag met een knop naar dezelfde pagina. Dat gaat alleen uit als de klant een telefoonnummer heeft en je WhatsApp-tegoed of een eigen nummer hebt.
4. 4Dit is de standaard. Per klant kun je het anders zetten op de klantpagina, tab Instellingen.
5. 5Klant kiest zelf: bij Inplannen kun je de klant een link sturen met een paar goede momenten; hij kiest er zelf een. Het beste moment staat zolang voorlopig in de agenda.

Bevestiging van een afspraak

Wie een bericht krijgt als een klant zijn afspraak bevestigt.

1. 1De klant zelf: een bevestiging met datum, wat er gebeurt en waar.
2. 2De partner: met de contactgegevens van de klant erbij. Dat gaat alleen uit als er een partner aan de klus hangt.
3. 3Kantoor: een mail naar je werkbonadres, zodat je de status niet hoeft na te lopen.

Let op: Standaard krijgen de klant en de partner een bericht, kantoor niet. Kan de klant niet op het voorgestelde moment, dan krijg je altijd een mail.

Bericht als de monteur onderweg is

Hoe je klant hoort dat de monteur onderweg is: mail, WhatsApp en een volglink.

1. 1Zodra een monteur op weg gaat, krijgt de klant een bericht. Hier kies je waarlangs.
2. 2Per mail: met de naam van de monteur, het adres, de verwachte aankomsttijd en een knop naar de volgpagina. Per WhatsApp: naar het telefoonnummer van de klant, met dezelfde knop.
3. 3Wat aan staat gaat uit. Er is geen terugval van het ene kanaal naar het andere, zodat je altijd weet wat je klant heeft gekregen.

Let op: De volglink gaat alleen mee als "Volglink meesturen" aan staat en je het klantportaal hebt. Zonder volglink kan je klant de monteur niet op de kaart volgen en gaat er geen WhatsApp uit, alleen de mail. De aankomsttijd staat er alleen in als de monteur die opgeeft. Op kantoor zie je de monteur wel onder Live kaart.

Melding op kantoor als de monteur onderweg is

Een pushmelding op kantoor als een monteur onderweg gaat, bijvoorbeeld "Piet is onderweg".

1. 1Zet de schakelaar aan (standaard uit). Zodra een monteur op weg gaat, krijgen eigenaar, beheerder en planner een melding in de Veldly-app: zijn voornaam, en de klant en plaats waar hij heen gaat.
2. 2Onder de schakelaar staat iedereen met een kantoorrol. Haal het vinkje weg bij wie de melding niet wil; nieuwe collega's krijgen hem vanzelf.
3. 3Eén melding per werkbon. Drukt een monteur meteen op werk starten zonder eerst onderweg te melden, dan krijgt kantoor de melding op dat moment, net als de klant zijn bericht.
4. 4De monteur die zelf onderweg gaat krijgt hem niet, ook niet als hij eigenaar of planner is.

Let op: Alleen wie de Veldly-app op zijn telefoon heeft en daar is ingelogd, krijgt de melding; er gaat geen mail. Staat bij iemand "heeft de Veldly-app nog niet", dan komt er bij hem niets aan.

Verzenden vanaf je eigen mailbox

Mails aan je klanten versturen vanaf je eigen mailbox in plaats van vanaf Veldly.

1. 1Vul de gegevens van je eigen mailbox in. Bij opslaan maken we eerst echt verbinding; met "Stuur mij een testbericht" controleer je het.
2. 2Je klanten krijgen dan post van jou en een antwoord komt in je eigen inbox. Of het bericht ook in je Verzonden-map staat, hangt af van je mailprovider.
3. 3Weigert je mailbox een bericht, dan gaat het alsnog vanaf het adres van Veldly, zodat je klant het toch krijgt. Bij Gmail en Microsoft heb je meestal een app-wachtwoord nodig.

Let op: Bij een bestaande koppeling is het wachtwoordveld leeg. Leeg laten betekent: ongewijzigd.

WhatsApp-tegoed

WhatsApp-berichten aan je klanten via het nummer van Veldly, met jouw bedrijfsnaam in de tekst.

1. 1Koop een bundel berichten vooruit. Verder hoef je niets in te stellen.
2. 2Je klant krijgt het bericht van Veldly, met jouw bedrijfsnaam in de tekst.
3. 3Waarvoor WhatsApp gebruikt wordt, kies je bij Afspraakvoorstel en bij Bericht als de monteur onderweg is.

Je eigen WhatsApp-nummer koppelen

Geavanceerd: berichten laten komen van je eigen WhatsApp Business-nummer.

1. 1Alleen nodig als je berichten van je eigen nummer wilt laten komen in plaats van dat van Veldly.
2. 2Je regelt dan zelf een WhatsApp Business Account, een geverifieerd nummer en goedgekeurde sjablonen.
3. 3Meta factureert je rechtstreeks, en je verbruikt geen tegoed. Met een testbericht controleer je of het werkt.

Klantcontact op de volgpagina

De belknop en de vraag om een review op de volgpagina van je klant.

1. 1Vul een telefoonnummer in: je klant ziet dan een belknop als hij de monteur volgt.
2. 2Na afloop vraagt de volgpagina je klant om sterren. Met een reviewlink (bijvoorbeeld je Google-reviewlink) krijgt wie 4 of 5 sterren geeft een knop naar je reviewpagina; bij 1 tot 3 sterren ziet hij je telefoonnummer.
3. 3Allebei zijn optioneel. Laat je een veld leeg, dan verschijnt die knop niet.

Storingslijn

De telefoon buiten kantooruren laten opnemen door een spraakagent.

1. 1Zet het aan. Een spraakagent neemt op, vraagt wat er aan de hand is en waar, en legt de melding vast.
2. 2De beller krijgt een nummer te horen, geen tijdstip: wanneer er iemand komt bepaalt jouw planning.
3. 3Bij gevaar (gaslucht, water, geen stroom) verbindt hij door naar wie er dienst heeft. Wie er dienst heeft, roostert je planner in bij Meldingen → Wachtdienst.
4. 4Wanneer hij opneemt en wat hij zegt, stel je in bij AI-agent, tab Instellen. Van een gesprek bewaren we alleen de uitgetypte tekst, nooit de opname.

Let op: De storingslijn hoort bij de module AI-telefonist en verbruikt belminuten. Vanaf 80% verbruik zie je hier hoeveel er nog zijn; zijn ze op, dan neemt de lijn niet meer op.

Klantportaal en toestemming

Wat je klant zelf kan in zijn portaal, en per kanaal welke berichten hij krijgt.

1. 1Zet aan wat je klant mag: een aanvraag indienen (wordt een taak bij "In te plannen"), berichten sturen, of zijn e-mail, telefoon en contactpersonen bijwerken.
2. 2Bij gegevens kies je of kantoor eerst goedkeurt of dat het direct wordt verwerkt. Goedkeuren doe je op de klantpagina, tab Instellingen. Adres en naam wijzigt alleen kantoor.
3. 3Toestemming per kanaal (mail, WhatsApp, sms) wordt altijd vastgelegd. De klant past het zelf aan via de afmeldlink of het portaal; kantoor op de klantpagina.

Let op: Automatische berichten houden zich aan de toestemming per kanaal. Zet "nieuwsbrief en acties" alleen aan als je klanten nieuwsbrieven of aanbiedingen stuurt.

Documenten delen en laten ondertekenen

Documenten delen met externen via een link, en een PDF online laten tekenen.

1. 1Deellinks aan: in het zijpaneel van een document (Documenten, klik op een document) staat Delen via link. Kies hoe lang de link werkt (standaard 14 dagen), eventueel een pincode, en of hij meteen gemaild wordt.
2. 2De ontvanger hoeft niet in te loggen. Hij ziet het document met jullie logo en kan het bekijken en downloaden. In het zijpaneel zie je onder Gedeelde links wie wanneer keek of downloadde, en trek je een link in.
3. 3Laten ondertekenen aan: bij een PDF staat Laten ondertekenen. Kies een medewerker of vul naam en e-mail van de klant in. Die krijgt een link, bekijkt de PDF en tekent met naam en handtekening.
4. 4Na het tekenen komt de getekende PDF (met een ondertekeningspagina) als nieuwe versie op het document en staat het in de geschiedenis. De status zie je in het zijpaneel: verstuurd, bekeken, getekend of verlopen.

Let op: Een pincode staat nooit in de mail: geef hem apart door. Na vijf keer een verkeerde pincode gaat de link een kwartier dicht. Krijgt een document een nieuwe versie voordat er getekend is, dan vervalt het tekenverzoek. Zet je een optie uit, dan werken links die al verstuurd zijn niet meer.