Je bedrijf

Huisstijl

Je logo en de kleuren van knoppen en accenten.

1. 1Upload je logo (PNG, JPG, WebP, SVG, GIF of AVIF, tot 500 KB; je kunt het ook in het vak slepen), kies een kleurenpalet en klik op Huisstijl opslaan.
2. 2Het logo staat in de zijbalk van de back-office, op de pdf van werkbonnen, offertes en facturen, in de mails aan je klanten en op de pagina's die zij openen, zoals de offertelink.
3. 3In de monteursapp zien je monteurs na het inloggen je logo. De kleuren van de app, het app-icoon, de naam in de app-winkel en het inlogscherm blijven van Veldly.

Let op: Upload geen tijdelijk logo omdat "alleen wij het zien": je klanten zien het ook.

E-mail

Naar welke adressen de post van je bedrijf gaat, en waar een klant terechtkomt als hij antwoordt.

1. 1Algemeen adres: het adres van je bedrijf. De andere velden vallen hierop terug als je ze leeg laat.
2. 2Antwoorden van klanten: waar een antwoord aankomt op een mail die namens jullie naar een klant ging (offerte, factuur, afspraak). Kies een inbox waar iemand naar kijkt.
3. 3Afgeronde werkbonnen: hier gaat de werkbon naartoe zodra de monteur hem afsluit.
4. 4Maandoverzicht busverhuur: wie welke dagen welke bus had, één keer per maand.

Let op: Is het algemene adres ingevuld, dan staat het in grijs in elk leeg veld: dat adres wordt dan gebruikt. De afzender blijft hier het adres van Veldly; wil je dat je klanten mail van je eigen adres krijgen, koppel dan je mailbox bij Berichten (Verzenden vanaf je eigen mailbox).

Leveringsvoorwaarden

Je leveringsvoorwaarden als PDF bij elke offerte.

1. 1Upload je voorwaarden als PDF.
2. 2Ze gaan standaard mee met elke offertemail en staan als download op de akkoordpagina. Per offerte zet je ze uit bij "Mee met de mail".
3. 3Zo heeft je klant ze gekregen voordat hij akkoord geeft.

Bewaartermijnen voor documenten

Hoe lang je documenten per soort bewaart, en of ze daarna gearchiveerd worden of naar de prullenbak gaan.

1. 1Per soort staat een voorstel: 7 jaar na einde boekjaar voor inkoop en factuurbijlagen, een VOG tot het einde van het dienstverband, een arbeidscontract 2 jaar daarna. Alle andere soorten: geen termijn. Pas aan wat je wilt.
2. 2Archiveren haalt een document uit de gewone lijst; het staat dan onder de tab Archief en blijft bij de klant, het object of de medewerker gewoon te zien. Naar de prullenbak betekent nog 30 dagen terug te zetten.
3. 3Zet het schuifje aan om de termijnen elke nacht uit te voeren. Onder Documenten → Bewaartermijnen zie je vooraf wat er binnen 30 dagen aan de beurt is, en daarna in het logboek wat er gebeurd is.
4. 4Een document dat je uit het archief terugzet of bij de vooraankondiging uitzondert, slaat de taak voortaan over.

Let op: De voorstellen zijn geen juridisch advies. Inkoopfacturen, bonnetjes en factuurbijlagen worden nooit automatisch verwijderd, alleen gearchiveerd.

Overstappen

Klanten inlezen uit Excel of je vorige pakket, en al je gegevens weer uitvoeren.

1. 1Inlezen kan uit Excel (.xlsx of .xls), OpenDocument (.ods) of CSV. Je ziet eerst wat er gaat gebeuren, en pas daarna gebeurt het.
2. 2Hetzelfde bestand twee keer inlezen levert geen dubbele klanten op. Een import is terug te draaien zolang je hem niet gebruikt hebt.
3. 3Uitvoeren geeft één zip met CSV-bestanden (klanten, contactpersonen, projecten, facturen, factuurregels en artikelen) en een leesmij. Elke CSV opent in Excel.

Let op: Importeren en uitvoeren doet een eigenaar of beheerder.